4 tendencias que marcarán el futuro de las salas de reuniones

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Cada vez somos más conscientes de que el espacio de trabajo influye directamente en la productividad. El trabajador pasa muchas horas en la oficina, por lo que cuanto más cómodo esté, más productivo será. Asimismo pasa con las reuniones. El espacio y la manera de gestionar una reunión incide, directamente, en la productividad y los resultados de una reunión. Compartimos contigo 4 tendencias sobre la organización de reuniones.

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1. Espacios inspiradores

La tendencia indica que las reuniones se hacen, cada vez más, en espacios que prioricen la comodidad de los asistentes. Espacios decorados como si fueran una casa, con sofás y butacas, es una de las tendencias principales. Estas salas de reuniones buscan aumentar la creatividad de los asistentes y son ideales para las reuniones de brainstorming, en las que se busca la participación de los asistentes para generar ideas y soluciones creativas.

 

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2. Adiós a la sala de reuniones, hola sala de proyecciones

Muchos meetings son estáticos: Una persona explica el contenido acompañando su discurso por una presentación de Powerpoint. No obstante, cada vez más vemos que los presentadores optan por el formato video. El video logra captar la atención de los asistentes y es una herramienta poderosa de la comunicación. Permite transmitir mensajes de forma clara, persuasiva y entretenida.

Como tendencia podemos destacar que cada vez haya más reuniones organizadas en salas con la última tecnología para que los asistentes de las presentaciones mantengan la atención durante toda la reunión y para que el mensaje se comunique con más efectividad.

 

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3. Las reuniones y la atención de los asistentes

Estamos cada vez más conectados y eso hace que en una reunión los presentadores tengan que competir por la atención de los asistentes. Los dispositivos móviles son una gran distracción: a los asistentes les llegan mails constantemente, les hablan por el móvil e incluso pueden estar interactuando con redes sociales.

Como consecuencia, los organizadores de reuniones tienen que saber captar la atención de los asistentes de maneras creativas, buscando participación. La misma tecnología puede ser la solución. Los dispositivos móviles pueden aumentar la interactividad durante una reunión, sobre todo cuando es una reunión con bastantes asistentes y con perfiles más jóvenes (millennials).

Una de las tendencias que hemos detectado es la utilización de redes como Twitter o Periscope. Estas redes son utilizadas en reuniones más grandes y tienen como objetivo transmitir información de la reunión en tiempo real. Por ejemplo, en Periscope, se puede transmitir toda la reunión en directa, hacer participar incluso la gente que no esté presente. A través de Twitter se puede buscar la participación tras crear un hashtag por la reunión.

 

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4. De las reuniones largas a microreuniones

Las reuniones de trabajo son importantes, pero a vez muy poco productivas. Una de las tendencias bajo la organización de reuniones de trabajo es dejar de reunirse durante mucho tiempo. En las reuniones de trabajo de larga duración, los asistentes pierden su atención y esto hace que la reunión ya no es productiva.

En vez de hacer una reunión larga, se empieza a gestionar el trabajo de tal forma que se hacen sobre todo microreuniones. Estas reuniones son de corta duración y tiene unos objetivos marcados previamente.

Esta forma de organizar las reuniones está vinculada al método SCRUM. Es una metodología de gestión de proyectos que busca optimizar la gestión del tiempo de todos los participantes. En esta metodología, se organiza reuniones diarias de 10 minutos de duración. Al principio de un nuevo proyecto y al final hay reuniones de una duración mayor, pero para optimizar el tiempo el equipo implicado tan sólo se reúne durante 10 minutos cada día.

 

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