Alquilar salas de reunión: ¿qué debo tener en cuenta?

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Son muchos los motivos que nos pueden llevar a tener que alquilar salas de reunión. Puede que no contemos con espacio suficiente en nuestras instalaciones o que, simplemente, no nos convenga usarlo, bien porque no ofrece la imagen que queremos dar o porque no dispone de los servicios que necesitamos.

¿Dónde alquilar salas de reunión?

Se pueden alquilar salas de junta, salas de reunión o de conferencias en distintos espacios. Podemos alquilar salas en los grandes centros de convenciones o en algunos hoteles, principalmente aquellos que se especializan en viajes y encuentros de negocios o que se ubican cerca de aeropuertos.

Para una apuesta segura, sin embargo, podemos optar por los centros de negocios que, normalmente proporcionan ventajas como salas de distintas capacidades y dimensiones, el alquiler por horas, la disponibilidad de medios tecnológicos actualizados, e incluso servicios complementarios como los de secretaría o de coffe break.

 

 

Capacidad de las salas

Cuando nos proponemos alquilar salas de reunión, el primer condicionante que tendremos es la capacidad y, por lo tanto, debemos tener claro cuántas personas están convocadas.

Si se trata de una reunión de pequeño formato, para no más de 4 o 5 personas, deberíamos optar por una sala que tenga al menos entre 8 y 10 m2, o sea, unos 2m2 por persona. Para reuniones de grupos más numerosos, podríamos reducir el espacio a un 1,5 m2 por persona.

En cualquier caso, es conveniente elegir un equipamiento donde podamos celebrar más encuentros en el futuro y que, por lo tanto, disponga de salas de distintas capacidades para acoger actos de diferente formato, desde reuniones de junta hasta salas para entrevistas de trabajo, reuniones de equipo, encuentros con partners, negociaciones, etc.

 

 

Flexibilidad y salas polivalentes

Antes de alquilar una sala de reunión, debemos conocer el tipo de mobiliario del que dispone. El mobiliario tendrá que responder a nuestras necesidades y, en ese sentido, conviene que se trate de salas polivalentes, y que su disposición pueda adaptarse al formato de reunión que queramos celebrar.

Por otra parte, es conveniente poder alquilar la sala por las horas que realmente necesitemos y no estar obligados a alquilar por jornada o por medias jornadas.

 

 

La ubicación, un elemento clave

La localización de la sala de reuniones es un aspecto clave y, en relación con ello, buena parte del éxito del evento depende de dos elementos.

En primer lugar, debemos elegir un espacio donde los asistentes puedan aparcar sus vehículos privados o llegar en transporte público si así lo desean.

En segundo lugar, y no menos importante, la ubicación de la sala de reuniones debe estar en consonancia con la imagen que queremos proyectar. Debemos elegir, por tanto, equipamientos en lugares céntricos, agradables, con servicios de calidad alrededor y bien comunicados.

 

 

Servicios complementarios

Algunas reuniones son breves pero lo más habitual es que se alarguen varias horas. Por eso, es importante que velar por la comodidad de las personas asistentes contratando servicios adicionales como el servicio de catering, por ejemplo. Otro elemento para favorecer la comodidad de los asistentes es que el centro de negocios cuente con salas de espera y espacios comunes para los momentos de descanso, así como de una red WiFi de calidad.

Además, los centros de negocios suelen disponer también de servicios de secretariado, de gestión del evento e incluso algunos ofrecen atención telefónica multilingüe.

 

 

Tecnología

Al alquilar una sala de reunión, debemos consultar con qué medios tecnológicos podremos contar. Una ventaja de alquilar las salas de un centro de negocios es que, habitualmente, disponen equipos y materiales audiovisuales necesarios para las reuniones, como ordenadores, proyectores, pantallas, TV, altavoces, etc.

De igual modo, merece la pena que preguntemos si en la sala podremos disponer de un servicio de videoconferencia: aunque inicialmente no lo necesitemos, pueden darse imprevistos de última hora como personas que no puedan asistir presencialmente a la reunión.

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Esta entrada también está disponible en: Catalán