Claves para encontrar la oficina ideal para tu negocio

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La oficina es el espacio donde elaboramos proyectos, ejecutamos tareas de todo tipo, organizamos eventos, nos reunimos… Antes de elegir un despacho adecuado para nuestro negocio, tenemos que ir más allá de la idea de que el despacho es meramente un espacio de trabajo y pensar en él como un elemento más que contribuirá al éxito de nuestro negocio.

 

¿Dónde alquilar un despacho?

Oficina de Ain en Paseo de Gracia (Barcelona)En nuestro despacho vamos a tener que recibir visitas de clientes, de otros empresarios, etc. Por lo tanto, ante todo, debemos buscar una oficina preferiblemente céntrica y muy bien comunicada tanto para quien acceda en transporte público como para quien lo haga con vehículo privado.

Sin embargo, ubicar nuestro despacho en el centro de la ciudad no es fácil porque los espacios disponibles suelen ser escasos y caros. Por eso puede resultar interesante la opción de compartir despacho con otro empresario o bien optar, para mayores facilidades, por un centro de negocios que alquile oficinas y despachos.

 

 

¿Qué dimensiones debe tener una oficina?

En cuanto a las dimensiones, lo mejor es tender a espacios amplios. Atendiendo a las recomendaciones del Instituto Nacional de Seguridad, Salud y Bienestar en el Trabajo (INSSBT), los espacios mínimos deberían ser:

  • 3 metros de altura, aunque en oficinas y despachos, la altura podría reducirse a 2,5 metros.
  • 2 metros cuadrados de superficie libre por trabajador.
  • 10 metros cúbicos, no ocupados, por trabajador.

Naturalmente todo dependerá de la disposición del mobiliario pero, en general, estas dimensiones pueden orientarnos.

En relación con el espacio, tendremos que considerar también la conveniencia de tener espacios comunes, salas de reunión y otros espacios complementarios.

 

¿Cómo debe ser el mobiliario de oficina?

Los muebles de la oficina son determinantes en varios aspectos y, por ello, debemos dedicar tiempo suficiente para elegirlos en función de nuestras necesidades:

  1. Funcionalidad: como es lógico, el mobiliario de la oficina debe ser, ante todo, funcional. Es decir que debe responder eficazmente a las necesidades de nuestro negocio.
    Así que, antes de tomar decisiones, pensemos bien qué vamos a necesitar y que no.
    Por ejemplo, si cargamos con enormes archivos físicos, necesitaremos espacios de organización y almacenaje mientras que, si ya contamos con una oficina sin papel, podremos dedicar todo ese espacio a otras funciones.
    Eso sí, recordemos que la funcionalidad no debe estar reñida con la comodidad, sobre todo cuando hablamos de un espacio en el que vamos a pasar muchas horas y en el que debemos ser productivos.
  2. Seguridad y salud en el trabajo: tanto si alquilamos una oficina amueblada como si adquirimos el mobiliario, deberemos tener en cuenta cuestiones como la ergonomía, la iluminación, el espacio y, en general, todo aquello que afecte a la salud y bienestar de los profesionales que trabajan con nosotros.
    El INSSBT recomienda, por ejemplo, elegir sillas ajustables a la talla de distintas personas, con asientos y respaldos regulables, etc. Estas y otras recomendaciones quedan recogidas en la guía Notas prácticas: 22. Trabajos en oficinas.
  3. Imagen: como en nuestra casa, los muebles que elegimos hablan sobre nuestra forma de ser. En la oficina, determinan la imagen de nuestra empresa. El estilo del mobiliario debe responder al espíritu de nuestro negocio ya sea minimalista y de diseño o de estilo más clásico y tradicional.

 

Otros elementos que debemos considerar

La tecnología es, sin duda, protagonista absoluta de cualquier oficina. Es recomendable asesorarse bien antes de adquirir ordenadores, sistemas de telefonía, multicopistas, etc.

En paralelo a la adquisición de equipos informáticos, será necesario contratar servicios de telefonía y comunicaciones, mantenimiento de equipos, suministros, etc.

Sin embargo, más allá de aquello que tiene que ver con la tecnología, el mantenimiento adecuado de una oficina requiere la contratación de otros servicios complementarios como el de limpieza, por ejemplo.

En caso de optar por alquilar un despacho en un centro de negocios, este tipo de servicios ya suelen quedar incluidos de modo que podemos despreocuparnos de ellos, de su coste y, sobre todo, del tiempo que nos restan de nuestro trabajo.

Otra de las ventajas de elegir oficina en un centro de negocios es que también nos pueden proporcionar:

Los centros de negocios suelen ofrecer, además, otros complementos interesantes como servicios de coffe break o el de soporte informático.

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Esta entrada también está disponible en: Catalán