Cómo hacer una buena presentación para tus reuniones

  |   Blog

Las presentaciones de diapositivas siguen siendo una de las herramientas más empleadas en las reuniones para mostrar información o ilustrar nuestro discurso. Sin embargo, a menudo nos lanzamos a preparar las presentaciones de forma improvisada, sin pensar en aquellos elementos clave que pueden ayudar a que la reunión sea un éxito.

Cómo planificar una presentación

Cuando nos sentamos a preparar una presentación para nuestra reunión, debemos empezar por hacernos algunas preguntas:

¿De cuánto rato vamos a disponer?

En función del espacio de tiempo del que dispongamos, tendremos que organizar la información que debemos transmitir, ordenarla y sintetizarla.

Un buen sistema es no empezar a crear la presentación sin saber, de antemano, qué ideas queremos transmitir y en cuántas diapositivas vamos a hacerlo. Lo mejor es elaborar, antes de empezar, un guion de lo que va a ser nuestra presentación. De este modo, será más concisa y ordenada, y evitaremos digresiones innecesarias.

¿Qué queremos explicar?

Como en cualquier comunicación, lo fundamental es el mensaje que queremos que llegue a nuestra audiencia. Debemos tener claros los objetivos de nuestra presentación y, de ellos, inferir los contenidos y darles forma.

¿A quién nos dirigimos?

Tenemos que conocer a nuestra audiencia, preguntarnos cuántas personas van a asistir a la reunión, quiénes son, qué nivel de conocimientos tienen respecto al objeto de nuestra presentación, etc. Cuando tengamos bien definida nuestra audiencia, podremos modular nuestra forma de comunicación para facilitar que nuestro mensaje llegue a sus destinatarios de la forma más adecuada.

¿Dónde se celebrará la reunión?

Es muy positivo conocer con antelación cómo será la sala y, si tenemos ocasión, elegir una que nos ofrezca un buen acceso a los medios tecnológicos adecuados. En ese sentido, si vamos a alquilar una sala de reuniones, lo más seguro es alquilar la sala en un centro de negocios que nos garantice disponer de medios audiovisuales más adecuados, proyector, una buena conexión a internet, flipchart, etc.

Claves para que la presentación sea un éxito

Además de una buena planificación, existen algunas claves que pueden ayudarnos a crear buenas presentaciones.

Limitar la cantidad de texto

Una presentación debe ser un apoyo a nuestra comunicación oral y no una transcripción de lo que vamos a decir. Por ello, debemos recordar que nuestra audiencia no ha venido a leer nuestra presentación sino a escucharnos. En ese sentido, debemos crear una presentación que apoye nuestras palabras pero que no pretenda sustituirlas.

Incluir imágenes

Las personas recuerdan mejor las imágenes y los textos con imágenes que los textos sin elementos visuales. Además, según un estudio del MIT, en general, se recuerdan mejor las imágenes en las que aparecen personas. Por ello, es conveniente dedicar el tiempo suficiente para elegir las imágenes que mejor ilustren nuestra exposición.

La regla 10-20-30

La idea proviene de Guy Kawasaki, experto en innovación, emprendimiento, redes sociales y marketing. Fundamentalmente, la técnica se resume en:

10 diapositivas:

Este sería el número óptimo de diapositivas considerando que cada una de ellas incluiría un único concepto general.

20 minutos:

La presentación no debería durar más de 20 minutos. Si disponemos de más tiempo, lo dedicaremos a responder preguntas o promover el debate entre los asistentes.

30 como tamaño de la fuente:

Kawasaki propone no emplear un cuerpo de letra inferior a 30 porque así nos obligaremos a ser concisos, a sintetizar las ideas importantes y a no excedernos en el texto de la presentación.

Elegir la aplicación más apropiada

La herramienta aún más conocida es la aplicación Power Point de Microsoft. En los últimos tiempos, además, han surgido múltiples alternativas para la elaboración de presentaciones. Para decantarnos por una u otra, debemos pensar en:

Su adecuación a nuestra exposición:

Si nuestras explicaciones van a tener un hilo conductor de tipo lineal, podremos elegir aplicaciones como Power Point, Microsoft Sway, presentaciones de Google, Haiku Deck, PowToon, etc. Sin embargo, si nuestro discurso tiene una estructura en árbol, en la que de un tronco común surgen distintas ramificaciones, tal vez nos interese usar Prezi, una de las más conocidas alternativas a Power Point.

Su disponibilidad:

Debemos asegurarnos de que ningún problema técnico nos impedirá usar nuestra presentación. Por ello, en caso de tener la presentación online, tendremos que asegurarnos de disponer de conexión a internet y de tener una alternativa si la conexión fallara.

Su confidencialidad:

Si la presentación incluye datos confidenciales o información sensible, es posible que debamos replantearnos las opciones online que no den garantías suficientes en cuanto a la seguridad.

Esta entrada también está disponible en: Catalán