¿Cómo organizar reuniones productivas?

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Las reuniones forman parte del trabajo de cualquier organización, pero a menudo son percibidas por los equipos más como un estorbo para el desarrollo de las tareas diarias que como una necesidad real y una forma de avanzar en el trabajo.

Si queremos evitar esa percepción y hacer que las reuniones resulten útiles y efectivas, debemos tener claro, en primer lugar, que la reunión empieza mucho antes del día y la hora fijada para el encuentro.

Durante la fase de preparación de la reunión, tendremos que tomar decisiones que determinarán su éxito o fracaso. Entre otras, nos veremos en la necesidad de determinar nuestros objetivos, elegir las personas a las que convocar, encontrar una sala de reuniones adecuada, así como prever todos los materiales que podamos precisar.

¿Qué tipo de reunión vamos a celebrar?

En función de su objetivo general, las reuniones pueden ser de varios tipos. Entre otros, los más comunes suelen ser los siguientes:

  1. De información: reuniones cuyo objetivo es la transmisión de información, que a su vez puede ser descendente (de superior jerárquico a las bases), ascendente (de las bases al superior jerárquico) o entre iguales (entre personas del mismo rango jerárquico).
  2. De debate: reuniones orientadas fundamentalmente al intercambio de ideas sobre uno o varios temas. Entre ellas podríamos incluir las de brainstorming o lluvia de ideas.
  3. De resolución de problemas: reuniones cuyo objetivo es encontrar la solución a un problema determinado.
  4. De toma de decisiones: reunión de cuyo debate se espera extraer determinadas decisiones.
  5. De seguimiento: reunión cuyo objetivo es el de hacer seguimiento de un proyecto o tema concreto.

 

¿Qué objetivos queremos cumplir?

Una vez tengamos claro el tipo de reunión que vamos a celebrar, tendremos que formular sus objetivos concretos. Como en cualquier proyecto, una buena definición de los objetivos es clave para el éxito. Por eso, dichos objetivos deberían seguir el principio de los objetivos SMART:

  • Specific – Específicos
  • Measurable – Medibles
  • Attainable – Alcanzables
  • Relevant – Relevantes
  • Time-Related – Con un tiempo determinado

Si los objetivos están bien definidos, tendríamos que ser capaces de redactar el orden del día sin demasiadas dificultades.

A cada punto del orden del día habrá que asignar un título claro y descriptivo, una previsión de tiempo ajustada y las personas que participarán más activamente en él.

Es especialmente importante la medida del tiempo para organizar reuniones útiles: si no planificamos bien los ritmos y la duración, corremos el riesgo de tratar los temas de forma superficial o bien de alargar la reunión más allá de lo previsto, con todas las molestias que ello conlleva para al conjunto de participantes.

Finalmente, no olvidemos que el orden del día siempre debería reservar también una parte del tiempo para ruegos y preguntas.

 

¿Con qué personas tenemos que contar?

La elección de las personas convocadas dependerá también de los objetivos establecidos. SI nos preguntamos qué personas pueden contribuir a la consecución de dichos objetivos, nos será más sencillo decidir a quién convocamos.

En cualquier caso, tendremos que hacerles llegar la convocatoria con tiempo de antelación suficiente y, en ella, es imprescindible incluir el orden del día, así como cualquier documento que se quiera trabajar durante la celebración de la reunión.

 

 

¿Cuándo vamos a celebrar la reunión?

La elección de la fecha y la hora no es un tema trivial. Debemos pensar en horarios que sean compatibles con las disponibilidades habituales de las personas convocadas y evitar horarios que puedan dificultar su capacidad de concentración.

En términos generales, se suele recomendar convocatorias alrededor de las 11:00 de la mañana o bien de las 16:00 si es en horario de tarde.

En cuanto a la duración, se recomienda que las reuniones no excedan las dos horas, siendo preferible una duración de entre una hora y una hora y media.

 

¿Qué sala vamos a elegir?

La sala de reuniones es un aspecto fundamental, al que no siempre se presta la atención suficiente.

Se recomienda, por ejemplo, celebrar las reuniones en un lugar distinto del lugar de trabajo habitual para potenciar la concentración y evitar interrupciones. En ese sentido, podemos plantearnos alquilar una sala de reuniones en un business center o centro de negocios. Algunos centros permiten el alquiler por hora, día y mes.

Estos centros ofrecen, además, la ventaja de estar totalmente equipados para la celebración de encuentros de todo tipo y, por ello, suelen contar con los medios tecnológicos más avanzados. Además de los materiales audiovisuales que podemos alquilar en el mismo equipamiento, debemos asegurar de contar con todo lo necesario para el desarrollo de la reunión: folios, bolígrafos, post-it, etc.

La sala debe tener la capacidad suficiente para acoger a todas las personas que se vayan a convocar, pero, además, debemos prever la distribución del mobiliario especialmente en función del tipo de reunión que celebremos.

Por ejemplo, para una reunión de tipo informativo descendente nos bastaría con una distribución en formato de escuela. Sin embargo, este formato no favorece el debate y la participación así que en reuniones que se desarrollen entre iguales y que requieran intercambio de ideas, optaremos por:

  • Formato circular, que facilita el diálogo y el contacto cara a cara, aunque no reserva al conductor de la reunión un lugar predominante.
  • Formato en U, que facilita igualmente el diálogo, pero reserva para el conductor de la reunión un lugar predominante.

Por último, si la reunión se prevé larga, es recomendable establecer algún momento de descanso. Si alquilamos una sala de reuniones, preguntemos si el equipamiento dispone de espacios de descanso, o servicio de coffe break.

 

Consejos para la celebración de la reunión

Una vez empieza la reunión, no debemos bajar la guardia. Todo lo contrario: toda la planificación que hayamos hecho puede irse al traste si no dinamizamos correctamente la reunión. Además, es conveniente:

  • Respetar los horarios, tanto los de inicio y final como el tiempo asignado a cada punto del orden del día.
  • Respetar el orden del día.
  • Tomar notas para elaborar el acta de la reunión, que incluya todos los acuerdos que se hayan tomado.
  • Cerrar la reunión con una síntesis de los temas tratados y los acuerdos establecidos.
  • Enviar el acta a todos los participantes sin demasiada demora respecto a la celebración de la reunión y, en cualquier caso, no más de dos o tres días después de la reunión.

 

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Esta entrada también está disponible en: Catalán