Consejos para organizar un showroom

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Los showroom ya no son exclusivos del mundo de la moda, aunque aún solemos relacionarlos sobre todo con las grandes marcas de ropa y complementos. Sin embargo, cada vez son más los negocios que recurren a este tipo de muestras para exponer sus colecciones o selecciones de productos y asesorar in situ a posibles compradores, mayoristas, empresas colaboradoras o partners.

 

¿Qué tipo de showroom vas a organizar?

El showroom permite exhibir productos a posibles clientes en un espacio físico distinto de una tienda, ya sea para presentar una nueva colección o para destacar una selección de nuestros productos o marcas.

Los motivos para organizar un showroom son de lo más variado: puede que queramos darnos a conocer, reforzar nuestra marca e identidad, presentar una colección nueva, alcanzar un nicho de mercado aun por explorar, etc.

Los showroom pueden ser abiertos al público o bien accesibles solo mediante previa invitación. También pueden ser permanentes o temporales.

Los permanentes están abiertos durante todo el año y se suelen ubicar en el mismo edificio donde se encuentran las oficinas. En cambio, los showroom temporales son exposiciones efímeras organizadas en días puntuales para mostrar una selección concreta de productos o marcas. En estos casos, la ubicación puede ser muy variada y no suele coincidir con la sede de la empresa ni con sus oficinas centrales. Puede, incluso, que queramos organizar nuestro showroom en una ciudad donde aún no tengamos implantación.

Elegir bien la ubicación del showroom

Showroom en BarcelonaUn showroom es una ocasión de oro para atraer a nuevos clientes, ya sean consumidores finales o mayoristas, colaboradores, etc.

Especialmente cuando hablamos de showroom temporales, tanto privados o públicos, uno de nuestros objetivos debe ser conseguir una elevada afluencia de potenciales compradores o colaboradores.

La ubicación del evento es, por lo tanto, un elemento clave para su éxito. La sala que aloje nuestro showroom debería situarse en una ubicación céntrica y de prestigio, que hable bien de nuestro producto y empresa, y sea reflejo de su reputación. Preferiblemente, debería ser un lugar muy transitado y con todo tipo de servicios alrededor.

Este es el motivo por el que muchas marcas optan por situar sus showroom en centros de negocios que dispongan de salas habilitadas para dichos acontecimientos en los distritos más céntricos de las grandes ciudades. La ventaja de alquilar una sala para showroom en un centro de negocios es que suelen ofrecer servicios complementarios muy interesantes como la organización de coffe break o el uso de espacios comunes como la recepción, salas de espera, terrazas o jardines.

Además de identificar el lugar idóneo también tendremos que analizar cuál será el mejor momento para lanzar nuestro showroom y elegir cuidadosamente la selección de productos que querremos mostrar.

Cómo debe ser la sala para el showroom

Para empezar, debemos planificar el tipo de espacio que vamos a necesitar. Para ello, es necesario que tengamos en cuenta varios factores:

  • Dimensiones de la sala: tendremos que calcular las dimensiones y aforo que debería tener la sala en función del número de personas que esperamos que participe en el evento y la cantidad de productos que queramos exponer.
  • Diseño del espacio: es importante tener clara la idea que queremos transmitir con el diseño del espacio y planificar bien los requisitos que le vamos a pedir a la sala. Nuestros invitados no deben sentir que están en una tienda ni tampoco en un despacho. Creemos una atmósfera singular, agradable, donde los invitados conozcan y experimenten con nuestros productos y marcas. Sea cual sea nuestro estilo, evitemos ornamentos superfluos y acumulaciones de productos que hagan que nuestro showroom termine pareciendo un almacén.
  • Versatilidad: la sala que elijamos debe ser los suficientemente versátil para adaptarse a las necesidades de nuestro showroom. Fijémonos también en los elementos arquitectónicos de la sala que puedan favorecer o entorpecer nuestro acto (pilares, techos, etc.).

 

Cómo hacer especial nuestro showroom

Si optamos por alquilar una sala para organizar un showroom temporal, hay algunos aspectos que no podemos olvidar.

  • Una de las ventajas del showroom es que en él podemos asesorar a nuestros posibles compradores y ellos pueden experimentar nuestros productos con tiempo. Para redondear esta experiencia podemos, por ejemplo, ofrecerles un café o un tentempié de calidad. Por ello, cuando elijamos la sala, es oportuno averiguar si podremos contratar a la vez un servicio de catering.
  • La tecnología siempre es un elemento crucial: asegurémonos de que el centro en el que alquilemos la sala disponga de equipamiento suficiente para el acto: WiFi, ordenadores, tablets, proyectores, etc.
  • Nuestros invitados esperarán sentirse cómodos y bien atendidos. Desde la recepción hasta su despedida, debemos procurar que se sientan especiales y, para ello, es imprescindible proporcionar una imagen acogedora y profesional. En el caso de alquilar una sala en un centro de negocios, es muy posible que podamos contar con ventajas como un servicio de recepción profesional, salas de espera o espacios comunes y apoyo a la organización del showroom.

Los centros de negocios suelen tener departamentos específicos dedicados a la organización de showroom y eventos como presentaciones de productos. Contratando un centro de negocios para organizar el showroom, nos aseguramos de que todos los temas logísticos y de organización queden cubiertos y nos podamos dedicar a atender a nuestros invitados como se merecen.

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Esta entrada también está disponible en: Catalán