¿Oficina individual o despacho compartido?

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Alquilar un despacho en un centro de negocios aporta múltiples ventajas. Para empezar, nos permite disponer desde el primer momento de un espacio totalmente equipado y de servicios complementarios como el de recepción, alquiles de aulas y salas de reunión, etc. Pero, ¿es mejor alquilar un despacho individual o una oficina compartida?

Alquilar un despacho individual: ventajas e inconvenientes

Incluso las empresas que optan por el open space suelen reservar oficinas individuales para sus cargos directivos. Más allá de marcar diferencias jerárquicas, el uso de una oficina individual resulta más ventajoso que las opciones compartidas en varios aspectos. El más evidente de ellos es que facilita la capacidad de concentración, según defienden los partidarios del espacio cerrado e individual.

En efecto, el despacho individual nos aísla de los ruidos y las distracciones que pueden perturbar la concentración en espacios compartidos: conversaciones telefónicas, interrupciones, etc.

Además, la oficina individual nos permite ganar en intimidad y resguardar la confidencialidad de nuestras charlas o de nuestros documentos impresos. Podremos, por ejemplo, recibir visitas sin molestar a ningún compañero y con la tranquilidad de saber que nadie va a escuchar nuestra conversación.

Respecto a la comodidad, sin duda, la oficina individual ofrece ventajas como poder decorar el espacio como mejor nos parezca o, por ejemplo, escuchar música mientras trabajamos: en resumen, saber que sólo nosotros vamos a acceder a ese espacio.

Sin embargo, la oficina individual no está exenta de inconvenientes. El principal es que requiere mayor espacio que cualquier opción compartida, pero también que nos aparta del resto y limita, así, la posibilidad de relacionarnos con otras personas ya sean de nuestra empresa o de otras alojadas en el mismo centro de negocios.

Finalmente, la oficina individual tiene otro riesgo. A pesar de que nos aísla de las distracciones externas, puede que la intimidad que proporciona un espacio cerrado favorezca las distracciones que nosotros mismos provocamos: podemos caer en la tentación, por ejemplo, de resolver temas personales o hacer llamadas privadas que nada tengan que ver con nuestra actividad profesional.

Oficina compartida: compartiendo espacio e ideas

Cuando hablamos de oficina compartida, debemos distinguir entre un open space -es decir, un gran espacio abierto compartido por el conjunto de trabajadores de una empresa- y una oficina compartida por un grupo reducido de personas.

La principal queja de los trabajadores de las oficinas organizadas como open space es el ruido, la falta de intimidad y la dificultad de concentración. Sin embargo, este tipo de organización permite ahorrar mucho espacio y promover la colaboración entre profesionales.

Aunque a pequeña escala, lo mismo ocurre en las oficinas compartidas por un grupo reducido de personas. En estas oficinas compartidas, tendremos que afrontar también el reto de establecer pautas de convivencia que permitan aprovechar todas las ventajas de compartir espacios y recursos, sin que las necesidades de cada profesional colisionen entre ellas.

Un ejemplo de ellos son las visitas. ¿Cómo preservar la privacidad de nuestra conversación? ¿Cómo evitar que nuestra visita trastorne el trabajo de nuestros compañeros de oficina? En estos casos, si nuestra oficina se encuentra en un centro de negocios, la solución es fácil: bastará con recibir a nuestra visita en una sala de reunión, espacio por otro parte mucho más adecuado para entrevistarse con clientes, proveedores o colaboradores.

Los centros de negocio no se dedican al alquiler de espacios sino a la prestación de servicios a las empresas: por ello, normalmente, incluyen servicios más allá del uso del despacho como, por ejemplo, un determinado número de horas de uso de salas de reunión.

Una vez superadas las dificultades propias de la convivencia, el despacho compartido por dos o tres personas aporta multitud de ventajas.

Obviamente, compartir oficina es beneficioso en términos económicos por cuanto reduce el espacio de cuyo alquiler debemos ocuparnos y nos permite compartir recursos materiales.

No obstante, compartir oficina también es especialmente interesante para mejorar la innovación y la productividad en tanto que estimula la comunicación y el intercambio de ideas entre distintos profesionales, tanto si provienen de la misma empresa o departamento como si no.

Opciones a medida: alquilar despachos por horas

Las opciones de uso de despachos no se limitan, sin embargo, a oficina compartida o individual. Algunos de los centros de negocios más innovadores ofrecen una tercera opción: alquilar despachos por horas.

Con esta modalidad, los centros de negocios quieren adaptarse al máximo a las necesidades de los emprendedores y permitirles pagar únicamente por aquello que de verdad van a usar. Así, las empresas pueden disponer de despachos totalmente equipados para usarlos con total flexibilidad, alquilando por hora, día y mes.

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Esta entrada también está disponible en: Catalán