Organizar reuniones: 5 tips para asegurar la productividad

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El 15% de la jornada laboral de una empresa se destina a las reuniones, según señala un estudio de Bain & Company. Al final del curso, esto supone un montón de horas invertidas en meetings y eventos organizativos. En concreto, 7.000 horas al año para los asistentes 300.000 horas a los que organizan las reuniones.

Lo peor de todo, es que muchas de estas reuniones -el 28%, según la agencia internacional Robert Halfson improductivas y no consiguen llevar a cabo sus objetivos. Esto no quiere decir que las reuniones se deban evitar.

El reto está en conseguir hacerlas productivas y sacar el máximo rendimiento para ti y tu equipo de trabajo. Desde AIN te proponemos 5 claves para hacer de tus reuniones de trabajo una herramienta útil para mejorar la productividad de la empresa.

reuniones y salas

1. Ten una sala de reunión bien acondicionada

La sala de reunión es un punto clave para conseguir el éxito. En primer lugar, porque necesitas un espacio que esté acondicionado para tus necesidades. Si tienes que hacer una presentación, por ejemplo, requerirás de un proyector, altavoces o un sistema de wifi interactivo en la sala. Los Business Center de AIN tienen salas de reunión que cuentan con todos estos servicios.

2. Los meeting deben ser cortos

Según señala la empresa de marketing Percolate, la duración máxima de una reunión es de 15 minutos. A partir del minuto 16, los asistentes pierden el foco de atención y resulta más difícil asegurar la productividad del encuentro. Las TED Talks son, quizás, el paradigma de reuniones eficaces. La duración que tienen los ponentes para exponer sus ideas jamás supera los 20 minutos.

3. Planifica tu reunión con tiempo

Antes de reunir a tu equipo, tendrás que organizar la agenda y ver cuáles son los puntos que quieres tratar. Lo ideal es ceñirse a un máximo de 3 puntos que se quieran tratar, establecer conclusiones y gestionar los siguientes pasos a seguir. De esta manera, cuando tu equipo de trabajo salga de la sala de reunión sabrá exactamente qué es lo que tiene que hacer.

4. Comunicar es la clave

No todo el mundo nace con el don de la comunicación. Es cierto. Pero sí que se pueden establecer ciertas estrategias para hacer la reunión diáfana y agradable. Es importante no recargar la presentación con demasiados componentes, no leer las diapositivas y mirar a tu audiencia a los ojos. Empatizar con el público es la mejor manera para lograr que el mensaje quede claro.

5. Elige a los asistentes de tu reunión

En el trabajo, no hay nada peor que estar en una discusión que no te atañe ni a ti ni a tu equipo de trabajo. Desde Mundo Experts, recomiendan que, cuando establezcas los objetivos de tu reunión esclarezcas qué es lo que esperas conseguir con ese encuentro y a quién quieres en tu sala de reunión para lograr que el meeting sea productivo. Elige sólo a aquellas personas que puedan aportar valor, de lo contrario estarás perdiendo el tiempo y, por tanto, el dinero de tu empresa.

Las reuniones están pensadas para mejorar la comunicación y organización de las empresas. Aprender a utilizar esta herramienta correctamente es básico para lograr los resultados esperados.

 

salas de reunion

 

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