Com organitzar reunions de treball

  |   Blog

Organitzar una reunió és una responsabilitat a la qual no sempre es dona la importància que realment té: des de la planificació i convocatòria fins a la realització i posterior valoració, cada pas s’ha de treballar adequadament perquè la reunió pugui complir els objectius que perseguia.

Triar la sala de reunions: comencem amb bon peu

Com en la planificació de qualsevol esdeveniment, la persona responsable d’organitzar una reunió s¡ha d’assegurar de resoldre els aspectes logístics, començant per l’elecció de la sala de reunions.

Sovint, les empreses opten per llogar sales de reunions ja sigui per no disposar d’espais propis adequats, per assegurar-se que els equips estiguin concentrats fora del seu ambient habitual de treball, o bé per donar-li a l’esdeveniment una major rellevància.

En aquests casos, els organitzadors de la reunió aconsegueixen resoldre de forma automàtica tots els aspectes logístics que envolten l’esdeveniment, atès que els centres de negocis que lloguen sales de reunions solen ocupar-se de tot: equips informàtics, reprografia, coffee break, sales d’espera , recepció, etc.

En el moment de triar la sala de reunions, ja hem de tenir clar no només el calendari i l’horari sinó també el tipus de trobada que volem celebrar, perquè els objectius de la reunió determinaran, sens dubte, el tipus de mobiliari i la seva disposició: per exemple, per a una sessió de tipus informatiu, podrem disposar les cadires en format escola mentre que, per a una reunió de treball, on s’espera debatre i treballar conjuntament, serà preferible disposar taules i cadires en forma d’U en canvi, en formats més reduïts, pot ser preferible optar per una sala amb taula de juntes.

Planificant la reunió

Un cop escollida la sala i establert l’horari i calendari, caldrà enviar la convocatòria, preferiblement amb una setmana d’antelació, com a mínim.

Aquesta convocatòria ja hauria de contenir l’ordre del dia i, si cal, els documents que es treballaran durant la reunió. Avançar els documents de treball és especialment rellevant per assegurar una reunió eficaç: llegir documents de forma conjunta o individual durant la reunió, és tediós i poc efectiu, a més de donar una imatge d’improvisació que no beneficiarà en absolut el desenvolupament de la trobada.

En el procés de planificació, també hem de preveure com seran les principals intervencions, assignant-los un temps determinat d’exposició i un espai de preguntes, si cal.

A més, i particularment en el cas de les reunions virtuals, haurem de decidir com anem a ordenar els torns de paraula i informar-ne a les persones participants a l’inici de la reunió.

Una mirada de gènere

Cada vegada són més les empreses preocupades per implementar mesures que fomentin la igualtat de gènere en els seus equips de treball. No obstant això, no sempre tenen eines per concretar aquestes mesures en activitats quotidianes com, per exemple, la celebració de reunions.

Hi ha determinades pautes la implantació de les quals beneficia el conjunt de participants però que busquen, de manera particular, evitar possibles biaixos de gènere: el respecte a l’horari previst, la no invisibilització de la dona tant en la convocatòria com en la participació, etc.

Per exemple, hauríem d’assegurar que tant la convocatòria com els documents que s’utilitzin en la reunió, hagin estat redactats amb un llenguatge inclusiu. Pel que fa a l’horari, cal garantir que la reunió començarà i acabarà dins de l’horari laboral de les persones convocades, sempre tenint presents els diferents horaris que puguin tenir i, en particular, els casos de jornades reduïdes. En aquest sentit, se sol recomanar la celebració de reunions en horari de matí.

L’Instituto de las mujeres ha elaborat diverses guies per fomentar la igualtat de gènere en les empreses, que es poden consultar al web Igualdad en la empresa. Una de les guies està dedicada a les reunions amb perspectiva de gènere i inclou una bateria de preguntes que poden ajudar-nos a analitzar si estem o no treballannt en aquesta direcció.

A més de la qüestió de l’horari o el llenguatge inclusiu, la guia ens recorda la importància de valorar si s’ha tingut presents totes les dones que poden ser rellevants per a l’assumpte de referència de la reunió.

Alhora, la guia ens adverteix que, en entorns molt masculinitzats, les dones es poden veure limitades en la seva participació, per la qual cosa és especialment important assegurar que disposen d’espai suficient per expressar les seves opinions.

Igualment, s’ha de valorar si aquestes opinions han estat tingudes en compte en igualtat de condicions en els acords adoptats. En aquest sentit, és fonamental el paper de la persona moderadora, que també haurà tallar qualsevol estereotip de gènere o comentari sexista que pogués emergir en el transcurs de la reunió.

A més de la guia, el web inclou recursos i informació d’interès com ara subvencions i ajudes en matèria d’igualtat, formacions i notícies d’actualitat.

Esta entrada también está disponible en: Spanish