Com organitzar una videoconferència?

  |   Blog

Cada vegada és més habitual la celebració de reunions a distància, amb un o tots els membres ubicats en diferents espais. Les videoconferències ja no se celebren únicament per reunir persones situades en punts geogràfics molt allunyats, sinó que són un element cada vegada més comú per a una gestió eficaç del temps dels professionals.

La videoconferència és el sistema que permet celebrar reunions entre persones que es troben en diferents llocs, transmetent tant la imatge com el so en les dues direccions i en temps real.

En els seus inicis, s’emprava per a aquelles ocasions en què un o més dels convocats estava en un país diferent o en una ciutat allunyada. No obstant això, els professionals aprecien cada vegada més la possibilitat d’assistir a les reunions mitjançant videoconferència, evitant així desplaçaments i les pèrdues de temps que comporten.

Avantatges de la videoconferència

L’avantatge més evident de la celebració de videoconferències és l’estalvi en termes de temps de desplaçament de les persones convocades. No obstant això, són molts els avantatges que aquest sistema aporta a les empreses:

  • Estalvi econòmic:en eliminar els desplaçaments, ens desfarem també dels costos que poden portar associats, com ara bitllets d’avió o tren, hotels, restaurants, etc.
  • Organització de la reunió:en superar la barrera de la distància física i, per tant, dels desplaçaments, serà molt més senzill trobar una data que encaixi en les agendes de tots els assistents a la reunió.
  • Optimització del temps de treball:amb la celebració de reunions presencials, els assistents es veuen obligats a invertir molt temps en desplaçaments ja sigui a causa del trànsit a les grans ciutats o perquè han de cobrir llargues distàncies fins a la seva destinació. En aquest últim cas, poden arribar a perdre dies sencers de treball per una única reunió.
  • Conciliació amb la vida personal:les pèrdues de temps causades per les reunions presencials no només afecten el temps de treball dels professionals, sinó que també poden afectar la seva vida personal, especialment quan el desplaçament és llarg o els obliga a pernoctar fora de casa.

 

Segons un estudi de CISCO, els líders del futur dependran de la tecnologia i esperaran usar-la en la seva vida quotidiana. En aquest sentit, l’estudi indica que el 87% d’aquests joves prefereixen treballar en empreses que no limitin la seva inversió en videoconferències.

Com organitzar una videoconferència?

Per a l’organització d’una videoconferència, haurem de comptar amb els mitjans tecnològics adequats per dur-la a terme amb garanties, tant si organitzem una reunió presencial amb algun membre connectat per videoconferència com si tots els assistents es connecten des de les seves oficines.

En qualsevol cas, no es tracta només de l’èxit de la reunió: el que està en joc és la nostra pròpia imatge com a professionals i la imatge de la nostra empresa. Per això, cal que ens assegurem que la sala i els equips amb què comptem siguin els més apropiats.

 

Els equips informàtics adequats

Resulta obvi que necessitarem, com a mínim, una càmera web, un micròfon, altaveus i un ordinador amb el programari adequat, però hem de tenir, a més, els coneixements mínims necessaris per usar-los i, sobretot, per poder actuar ràpidament en cas que succeeixi qualsevol incidència.

 

La sala de reunions

La sala que triem per a la nostra reunió també ha de reunir una sèrie de requisits mínims en funció del nombre de persones que vulgui acollir i de la seva durada i objectius. No obstant això, el més important serà que comptem amb una bona connexió a internet que permeti una alta qualitat d’imatge i so.

Segons l’estudi de Cisco abans esmentat, el 75% dels joves professionals enquestats no es conformarien amb una qualitat baixa en aquest tipus de comunicacions.

Per garantir l’èxit d’una videoconferència, podem optar per contractar els serveis d’un centre de negocis que ens asseguri:

  • Equips audiovisuals actualitzats i en perfecte estat.
  • Equips de substitució en cas d’incidència.
  • Suport tècnic.
  • Connexió a internet.
  • Serveis complementaris com ara coffe break, material d’oficina, recepció, sales d’espera, etc.

La contractació d’un centre de negocis permet guanyar temps en l’organització de l’esdeveniment i assegurar el seu èxit pel que fa a infraestructures i mitjans tecnològics.

AINBC ofereix un servei de videoconferència equipat amb la més alta tecnologia, que compta amb:

  • Connexió RDSI de 3 línies exclusives i simultànies que determinen 6 canals de comunicació, que proporciona la màxima qualitat en el mercat.
  • Connexió IP a través d’una SDSL (Internet de banda ampla amb velocitat simètrica i constant de càrrega i descàrrega), dedicada exclusivament al servei de videoconferència.
  • Connexió multipunt, que permet connectar-se amb més d’una ubicació simultània.

Esta entrada también está disponible en: Spanish