Llogar sales de reunió: què he de tenir en compte?

  |   Blog

Són molts els motius pels quals ens pot caldre llogar sales de reunió. Pot ser que no comptem amb prou espai a les nostres instal·lacions o que, simplement, no ens convingui usar-lo, perquè no ofereix la imatge que volem projectar o bé perquè no disposa dels serveis que necessitem.

On podem llogar sales de reunions?

Es poden llogar sales de juntes, sales de reunió o de conferències en diferents espais. Podem llogar sales en els grans centres de convencions o en alguns hotels, principalment aquells que s’especialitzen en viatges i trobades de negocis o que se situen prop d’aeroports.

Per a una aposta segura, però, podem optar pels centres de negocis que, normalment proporcionen avantatges com ara sales de diferents capacitats i dimensions, el lloguer per hores, la disponibilitat de mitjans tecnològics actualitzats, i fins i tot serveis complementaris com els de secretaria o de coffe break.

 

 

Capacitat de les sales

Quan ens proposem llogar sales de reunions, el primer condicionant que tindrem és la capacitat i, per tant, hem de tenir clar quantes persones estan convocades.

Si es tracta d’una reunió de petit format, per a no més de 4 o 5 persones, hauríem d’optar per una sala que tingués almenys entre 8 i 10 m2, és a dir, uns 2m2 per persona. Per a reunions de grups més nombrosos, podríem reduir l’espai a un 1,5 m2 per persona.

En qualsevol cas, és convenient triar un equipament on puguem celebrar més trobades en el futur i que, per tant, disposi de sales de diferents capacitats per acollir actes de diferent format, des de reunions de junta fins a sales per a entrevistes de treball, reunions de equip, trobades amb partners, negociacions, etc.

 

 

Flexibilitat i sales polivalents

Abans de llogar una sala de reunions, hem de conèixer el tipus de mobiliari de què disposa. El mobiliari haurà de respondre a les nostres necessitats i, en aquest sentit, convé que es tracti de sales polivalents, i que la seva disposició pugui adaptar-se al format de reunió que vulguem celebrar.

D’altra banda, és convenient poder llogar la sala per les hores que realment necessitem i no veure’ns obligats a llogar per jornada o per mitges jornades.

 

 

La ubicació, un element clau

La localització de la sala de reunions és un aspecte clau i, en relació amb això, bona part de l’èxit de l’esdeveniment depèn de dos elements.

En primer lloc, hem de triar un espai on els assistents puguin aparcar els seus vehicles privats o arribar en transport públic si així ho desitgen.

En segon lloc, i no menys important, la ubicació de la sala de reunions ha d’estar en consonància amb la imatge que volem projectar. Hem de triar, per tant, equipaments en llocs cèntrics, agradables, amb serveis de qualitat al voltant i que es trobin ben comunicats.

 

 

Serveis complementaris

Algunes reunions són breus, però el més habitual és que s’allarguin diverses hores. Per això, és important que vetllar per la comoditat de les persones assistents contractant serveis addicionals com el servei de càtering, per exemple. Un altre element per afavorir la comoditat dels assistents és que el centre de negocis compti amb sales d’espera i espais comuns per als moments de descans, així com d’una xarxa WiFi de qualitat.

A més, els centres de negocis solen disposar també de serveis de secretariat, de gestió de l’esdeveniment i fins i tot alguns ofereixen atenció telefònica multilingüe.

 

 

Tecnologia

Quan volem llogar una sala de reunios, hem de consultar amb quins mitjans tecnològics podrem comptar. Un avantatge de llogar les sales d’un centre de negocis és que, habitualment, disposen equips i materials audiovisuals necessaris per a les reunions, com ordinadors, projectors, pantalles, TV, altaveus, etc.

De la mateixa manera, val la pena que preguntem si a la sala podrem disposar d’un servei de videoconferència: encara que inicialment no ho necessitem, poden esdevenir-se imprevistos d’última hora com a persones que no puguin assistir presencialment a la reunió.

Esta entrada también está disponible en: Spanish