Participar en una reunió: claus per encertar-la amb les nostres intervencions

  |   Blog

Tot i que les reunions són una cosa habitual en la rutina de qualsevol empresa, no sempre sabem com intervenir-hi: triar el moment adequat, saber si la nostra aportació és realment pertinent, parlar amb aplom…

Preparar la reunió, clau de l’èxit 

Davant de qualsevol reunió, hem de preparar-nos adequadament, tant si preveiem tenir-hi una participació activa com si no. Hem de tenir clar, en primer lloc, quin tipus de reunió serà: informativa, de treball, etc. En funció del tipus de reunió de què es tracti, la nostra actitud ha de ser una o bé una altra: si l’objectiu de la reunió és generar un debat o una pluja d’idees s’esperarà una participació molt més activa per part dels assistents que en una reunió l’objectiu de la qual sigui el de transmetre una determinada informació.

De la mateixa manera, haurem de revisar la llista de persones convocades i, sobretot, conèixer l’ordre del dia. Sovint, l’ordre del dia porta associat algun document que ens assegurarem d’haver llegit abans d’iniciar la reunió, per poder seguir el fil i no fer preguntes poc adequades, que s’haguessin pogut resoldre amb la simple lectura del document.

Quan es tracti d’una reunió virtual, un aspecte rellevant serà també el de conèixer amb antelació l’aplicació que es farà servir i la forma d’accedir-hi. En cas de ser necessari, és important instal·lar l’aplicació, i fer proves de càmera i so amb temps suficient com per poder corregir qualsevol incidència tècnica que ens pogués sorgir.

D’aquesta manera, amb una senzilla preparació prèvia, la nostra participació en la reunió podrà ser més participativa i fluïda.

Intervencions senzilles i concises

Si hem rebut l’encàrrec de preparar una intervenció en particular, haurem de planificar el nostre discurs elaborant un guió que ens permeti embastar un discurs ben estructurat. El més important serà tenir clars els objectius de la nostra intervenció i el grau de coneixement que els assistents tenen del tema que tractarem. D’aquesta manera, podrem adaptar la nostra intervenció a la nostra audiència i fer-la més interessant i amena per a ella.

En canvi, pot ser que no tinguem cap ponència encarregada i que la nostra participació sigui espontània, en funció de el desenvolupament de la reunió. En aquests casos, és important que, sobretot, evitem cometre alguns errors que solen ser habituals. Un d’ells és intervenir sense tenir una aportació concreta o prou clara, cosa que anirà en contra de la nostra imatge i, a més, entorpirà el debat. En canvi, per enriquir-lo, procurarem tenir intervencions breus, concises i ben estructurades, que siguin pertinents i estiguin directament relacionades amb el tema que s’estigui tractant.

En qualsevol cas, la brevetat és una qualitat que serà ben rebuda en tota reunió. Sovint, és preferible proporcionar a l’audiència una única dada impactant que una llarga digressió, per més interessant que ens sembli. En aquest sentit, hem de tenir present sempre que les reunions tenen una hora d’inici, però també tenen una hora de finalització que ha de ser respectada, en condicions normals.

Per tot això, evitarem monopolitzar el debat i fer intervencions excessivament llargues o repetitives que, sens dubte, es faran feixugues per a la resta dels assistents i restaran potència a les nostres idees. Un altre error que hem d’evitar és interrompre a la resta d’assistents, elevar el to de veu o mostrar actituds negatives, tant amb les nostres paraules com amb la nostra gestualitat.

Ben al contrari, hem de tenir una actitud positiva i de concentració en tot moment -també en aquells en què no siguem protagonistes- i evitar distraccions. Algunes persones tenen costum de consultar els seus dispositius mòbils durant les reunions. Es tracta d’un costum molt estès que hem de limitar en tot el possible: una consulta puntual al mòbil pot ser acceptable, però si ens excedim, perdrem la nostra concentració i perjudicarem la nostra imatge davant la resta d’assistents. Això és especialment important durant les reunions virtuals, quan la temptació de consultar el nostre correu o les nostres xarxes és més elevada.

Conèixer la sala de reunions

L’espai en el qual celebrem la reunió serà un altre element que haurem de considerar a l’hora de participar-hi.

En les reunions presencials, segurament podrem comptar amb elements de suport com pissarres o projectors. Si coneixem amb antelació les condicions de la sala de reunions, segurament, podrem aprofitar aquests elements amb més eficiència i preparar les nostres intervencions de forma més ajustada a la realitat que ens trobarem.

Si s’ha llogat una sala de reunions en un centre de negocis, en general, es disposarà de tot tipus d’elements de suport, a més de materials fungibles suficients. Aquest és un dels avantatges del lloguer de sales de reunions: els centres de negocis s’ocupen de l’acondicionament de la sala, de la seva adequada climatització, dels equips informàtics i de tot allò que es requereixi, incloent-hi serveis complementaris com un coffee break.

AIN BC disposa d’àmplies sales de reunions, en els seus centres de negocis de la Diagonal i de Passeig de Gràcia, dues ubicacions privilegiades al centre de Barcelona. Les sales compleixen totes les mesures de seguretat i prevenció de contagis de la COVID19, la qual cosa significa una preocupació menys a l’hora de preparar la reunió.

Esta entrada también está disponible en: Spanish