Recepció de visites a l’oficina

  |   Blog

Rebre visites de clients, socis, proveïdors o partners és una activitat d’allò més habitual en qualsevol empresa i, en canvi, no sempre li prestem l’atenció que mereix.

Visites a l’oficina. Tot a punt?

Si hem de rebre una visita que, pel motiu que sigui, pot resultar important per a l’empresa, hem de planificar-se adequadament.

En general, i llevat que al nostre protocol s’indiqui el contrari, la visita es dirigirà al nostre espai de recepció: per això, és important que aquest espai resulti acollidor i professional. A més d’això, els nostres serveis de recepció han de ser avisats i rebre les instruccions oportunes perquè, des del primer contacte, la visita resulti un èxit. Així, no només se’ls informarà sobre la visita que esperem, sinó que, sobretot, se’ls indicarà quin és el protocol que se seguirà en el moment de la seva arribada, a qui avisar, quin tipus de tractament hem de dispensar, etc.

Durant la visita

Recorregut

Sovint, la recepció de visites inclou un recorregut per les oficines, per donar a conèixer les nostres instal·lacions. En aquests recorreguts, se sol explicar la trajectòria de l’empresa, descriure a grans trets els professionals amb els quals col·laborem, etc. No obstant això, és important que aquest recorregut no sigui improvisat, sinó que es planifiqui i es dissenyi de manera que resulti breu, àgil i entretingut.

Documentació

Encara que no sigui adequat per a totes les ocasions, és habitual preparar una documentació bàsica per lliurar a les nostres visites: pot ser l’últim informe anual de la nostra empresa, un catàleg de serveis o l’últim número de la seva revista, en cas d’editar alguna.

Sala de reunions i coffee break

En general, quan rebem visites, hem de tenir a punt una sala de reunions, amb tot l’equipament necessari per a la seva celebració: equips multimèdia, documentació, pantalles, connexió a internet, etc. A més, hem de preveure si hi haurà un espai de coffee break per als nostres convidats.

En general, les oficines que s’ubiquen en centres de negocis ja disposen de totes aquestes possibilitats, des d’un servei professional de recepció fins a sales d’espera i de reunions a la seva disposició i segons les seves necessitats. 

Aquest tipus de serveis complementaris facilita en molt les relacions de l’empresa amb l’exterior i millora notablement la seva imatge, ja que permet que gaudeixi de tots els avantatges d’una gran oficina sense les càrregues que suposa assumir, en solitari, totes les seves despeses i la seva organització.

Comiat

Se sol recomanar que la persona que es s’ha ocupat d’acollir el convidat o convidats sigui la mateixa que s’encarregui del seu comiat: en qualsevol cas, mai algú de rang inferior a nivell jeràrquic.

Segons el tipus de visita, a més, es redactarà una nota de premsa o notícia per a la nostra web institucional. En aquest sentit, haurem hagut de preveure, també, que el nostre departament de comunicació hagi pogut fer fotografies i disposi amb antelació suficient de la informació rellevant sobre la visita.

Esta entrada también está disponible en: Spanish