Reunions en temps de pandèmia: què hem de tenir en compte

  |   Blog

La pandèmia de coronavirus ha impactat en tots els àmbits de la vida i les reunions de treball no són una excepció.

Tant si es tracta d’esdeveniments interns com si celebrem una trobada amb col·laboradors o clients, les reunions són un aparador en el qual l’empresa pot deixar al descobert les seves debilitats o, en canvi, consolidar la seva imatge.

Reunions virtuals: claus perquè siguin útils

Les videoconferències no són noves, però mai com ara s’havia generalitzat el seu ús per a tot tipus de reunions de treball. Per això, hem d’adaptar-nos a aquest mitjà i aprofitar les seves potencialitats. No obstant això, també hem de tenir presents les seves limitacions i establir estratègies per contrarrestar-les.

Una de les principals limitacions és el cansament conegut com “fatiga de Zoom, aplicable sigui quina sigui la plataforma que es faci servir.

La manca de senyals no verbals, la impossibilitat d’establir una conversa paral·lela, la vista de tipus mosaic que ens mostra en pantalla les cares de diferents persones alhora, la temptació de consultar el correu durant la reunió, etc. Tot això, pot generar un esgotament i una falta de concentració que hem de compensar amb una bona planificació de la reunióAixí, aquelles bones pràctiques que hauríem de seguir en les reunions presencials, en les videoconferències esdevenen encara més importants.

Planificar les reunions

Per a la celebració d’una reunió eficaç, és fonamental disposar d’un ordre del dia clar , amb una hora d’inici i de finalització establerta i que haurà de ser respectada.

En reunions virtuals, el temps de concentració de les persones assistents és menor que en les presencials. Per això, és molt recomanable limitar la durada de la trobada tant com sigui possible i planificar horaris, punts a tractar, intervencions, etc.

Per evitar allargar innecessàriament les reunions virtuals també hauríem de compartir amb antelació suficient tots els documents que s’hagin de treballar o debatre: és de el tot ineficaç dedicar temps durant la reunió a explicar una cosa que tots els assistents poden haver llegit amb anterioritat.

De la mateixa manera, cal que com a mínim una persona s’ocupi de prendre notes de la reunió i d’elaborar, si s’escau, la seva acta.

Reunions participatives

Durant les reunions virtuals, a més, les persones participants poden tenir la temptació d’establir activitats paral·leles com ara avançar alguna feina o bé consultar el correu electrònic.

Per evitar-ho, a més de limitar la durada de la reunióhem de preveure una bona dinamització de la reunió, incloent-hi activitats participatives com ara vots en línia, torns de paraula, preguntes, etc.

Fins i tot podem emprar aplicacions de treball col·laboratiu com ara pissarres virtuals que algunes plataformes de videoconferència inclouen per defecte. D’aquesta manera, fomentant la participació activa, podrem retenir l’atenció i enriquir la reunió.

Informar sobre les pautes de la reunió

Els assistents a la reunió han de conèixer per endavant com serà el seu desenvolupament. Per exemple, se’ls hauria d’informar amb temps suficient sobre la plataforma de videoconferències que es farà servir i les dades d’accés.

També poden establir-se i comunicar-se determinades pautes funcionament per al desenvolupament de les trobades, com ara la manera en què els participants podran demanar la paraula, la prohibició d’enregistrar-la sense consentiment o la necessitat de mantenir la càmera encesa sempre que sigui possible.

la vegada, cal fer molt èmfasi en la puntualitat, demanant als assistents que es connectin amb la previsió de temps suficient com per començar a l’hora prevista tot i que sobrevingui alguna dificultat tècnica.

La tecnologia, abans de res

No obstant això, a més dels elements més organitzatius, les reunions virtuals depenen en gran mesura de la qualitat de connexió i dels equips informàtics. Per aconseguir una reunió fluida és imprescindible disposar d’un bon so, una bona visibilitat, així com evitar talls i interrupcions que puguin intensificar l’esgotament o fins i tot impedir el correcte desenvolupament de la reunió.

En el moment de planificar la reunió, per tant, haurem de tenir molt en compte el factor tècnic i no deixar-lo per a l’últim moment.

Videoconferències i centres de negocis

Les oficines situades en centres de negocis solen tenir resoltes les necessitats tecnològiques, atès que compten amb equips actualitzats i el suport informàtic del propi centre. A més, els centres de negocis poden oferir la possibilitat d’equips de substitució en cas d’incidències inesperades. 

El suport dels serveis dels centres de negocis és primordial també en el cas de les reunions mixtes, en què algunes persones assisteixen de forma presencial en una sala de reunions, mentre que altres es connecten a la reunió de forma virtual.

En aquest tipus de trobades, de nou, el suport tecnològic és un element que protegirà no solament la bona marxa de la reunió sinó també la imatge de professionalitat de l’empresa.

A més, és necessari comptar amb equips professionals de videoconferències (càmeres, televisors, pantalles, etc .) i amb una sala ben condicionada, la qual cosa inclou ara mateix l’estricte compliment de les mesures de seguretat sanitària.

Comptar amb tots els serveis d’un centre de negocis, permet a les empreses poder dedicar la seva atenció a el contingut de les reunions, a la seva planificació i dinamització, i pot oblidar-se de totes les qüestions tècniques i logístiques.

Esta entrada también está disponible en: Spanish