Sales de reunions: claus per triar l’espai més adequat

  |   Blog

Triar una sala de reunions adequada és un pas clau en l’organització de qualsevol trobada. A més del tipus de sala, també la disposició de taules i cadires al seu interior dependrà de quina mena de reunió que estiguem planejant.

Sales de reunió: quina triem?

No sempre es para prou atenció a l’elecció de la sala on celebrar una reunió de treball. No obstant això, és un element clau que pot determinar l’èxit o fracàs de la trobada.

Dimensions de la sala de reunions

S’estima que, per a la màxima comoditat de les persones assistents, s’haurien de calcular les dimensions de la sala a raó de prop de 2 metres quadrats per persona. Així, si preveiem una reunió per unes 5 persones, hauríem triar un espai que tingui com a mínim 10 metres quadrats. Si es tracta de trobades més multitudinàries, l’espai pot calcular-se a partir de 1,5 metres quadrats per persona.

No obstant això, les dimensions també dependran no només del nombre de persones sinó del tipus d’activitat que s’estigui planificant, així com del tipus de mobiliari que ens calgui usar o les dinàmiques que vulguem proposar als assistents. Per tant, haurem de considerar, abans de res, els objectius de la reunió i com pretenem desenvolupar-los.

Més enllà de la sala de reunions: el mobiliari

El mobiliari és fonamental a l’hora de triar la sala de reunions. Per començar, en funció del tipus de trobada que celebrem, pot ser que necessitem que tots els assistents seguin al voltant de la mateixa taula o bé disposar-los en forma d’escola o teatre, com si d’una sessió de formació es tractés.

La disposició més jerarquitzada és la que s’assembla més a una aula de formació, en la qual es reserva un espai per al ponent mentre la resta de la sala es disposa per a les persones assistents. En aquests casos, es pot optar per posar cadires i taules en forma d’U o bé en format escola.

En general, se sol optar per disposar cadires i taules en forma d’U atès que afavoreixen el contacte visual entre tots els assistents sense perdre l’espai protagonista del ponent. Així, es pot generar un debat entre els assistents, moderat per la persona que ocupi l’espai principal.

Si no cal generar debat i es vol celebrar una reunió més de tipus formatiu, es poden disposar cadires i taules en format escola o, si es prescindeix de les taules, en format teatre.

Aquest tipus de disposicions són adequades per a reunions de tipus informatiu o presentacions en les quals una persona o unes poques persones porten les regnes mentre que la resta manté una actitud més receptiva.

En canvi, si pensem en reunions de tipus junta, el mobiliari tindrà com a protagonista la taula central, compartida per tots els assistents i que ocuparà la major part de l’espai.

La taula de juntes és, en general, rectangular, ovalada o bé rodona. La rectangular sol reservar-se per a reunions més jerarquitzades en què una persona o dues prenen un lloc preeminent mentre que les rodones són adequades quan es vol donar la mateixa importància a tots els membres de la reunió, afavorint la participació i la circulació d’idees.

No oblidem els espais informals

Pot ser que, per a la celebració d’una reunió, requerim espais més informals ja sigui perquè la reunió es prevegi llarga i es facin necessaris espais de descans o bé perquè se li vulgui donar un to més distès a la trobada.

Si triem una sala de reunions en un espai especialitzat, com ara un centre de negocis, podrem disposar de zones de repòs com terrasses, sofàs, chillout, etc. que poden generar contactes i xerrades més informals entre els assistents.

En qualsevol cas, els centres de negocis solen disposar d’espais complementaris a la sala de reunions pròpiament dita, que aportaran qualitat i professionalitat a la reunió: sales d’espera, servei de recepció, reprografia, etc..

La tecnologia no pot fallar

En qualsevol reunió, la tecnologia té un paper predominant, especialment en aquelles en les quals algun participant assisteixi per videoconferència o les que es basin en presentacions visuals o interactives.

En una reunió d’aquest tipus, si la tecnologia falla, és possible que tota la trobada fracassi i, amb ella, els objectius amb què la plantejàvem. Per això, és imprescindible comptar no només amb equips informàtics actualitzats sinó amb equips de substitució i, si és possible, amb tècnics que puguin donar-nos assistència ràpidament en cas de necessitar-ho.

De nou, en aquests casos la millor opció sol ser recórrer a centres de negocis especialitzats, que tenen previstes totes les contingències que poden donar-se en una reunió.

A més, les sales s’inclouen amb tot el material necessari, tant fungible com electrònic: projectors, TV, altaveus, etc.

No només un espai: un servei integral

Els centres de negocis s’especialitzen no en el lloguer d’espais sinó en la prestació de serveis professionals als emprenedors. Per això, quan es decideix ubicar una reunió en un centre de negocis, els avantatges que s’obtenen van més enllà del mer espai i mobiliari disponible.

Els centres de negocis proporcionen serveis complementaris que donen valor afegit a la trobada com, per exemple, serveis de càtering , coffe break, finger brunch , afternoon tea, etc.

Alguns espais flexibles disposen, a més de serveis addicionals d’atenció telefònica, secretariat administratiu i reserves d’allotjament.

Esta entrada también está disponible en: Spanish