Claves para adaptarse al teletrabajo

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Desde que se decretó el estado de alarma por coronavirus, son muchos los profesionales que se han iniciado en el teletrabajo. Sin tiempo de adaptación, se han tenido que acostumbrar a trabajar a diario no solo con nuevas herramientas sino, sobre todo, con nuevas formas de gestionar el trabajo y de comunicarse con los demás.

El teletrabajo, hoy

Trabajar ocasionalmente fuera de la oficina no es algo fuera de lo común. Muchos profesionales han trabajado fuera de la oficina alguna vez. A veces, porque nos llevamos el trabajo a casa; otras, porque un viaje nos mantiene unos días alejados del despacho.

Según el reciente informe del Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la SI (ONTSI), en 2018, teletrabajaron al menos una vez el 19% de los españoles y el 21% de los europeos. Sin embargo, es mucho menor el porcentaje de personas que teletrabajaron todos los días o casi todos los días: el informe cifra su porcentaje en el 6%.

Teletrabajar de forma habitual, sin acceso físico a la oficina, es algo más complicado que ultimar un informe desde casa o planificar el trabajo que adelantaremos durante un viaje.

Significa, de entrada, adaptarnos a nuevas aplicaciones informáticas, a nuevos horarios y costumbres, aprender a compatibilizar el trabajo con la familia, establecer nuevas formas de comunicarnos con nuestros equipos de trabajo, con los clientes, etc.

Hábitos, horarios, espacios

El consejo más habitual que se da a los nuevos teletrabajadores es que, en la medida de lo posible, mantengan hábitos de higiene, vestuario y rutinas asimilables a los que tendrían si trabajaran de forma presencial.

En cuanto a los horarios, aunque se adapten a la nueva realidad, deberían estar claros y respetarse, para poder separar adecuadamente la vida profesional de la personal a pesar de que ambas se desarrollen en el mismo espacio físico.

En ese sentido, también es necesario preparar un espacio adecuado y confortable. Si es posible, el espacio de trabajo debería ubicarse en una habitación de la casa dedicada solo a ello. De este modo, no solo ganaremos en concentración y confort, sino que, además, al finalizar la jornada de trabajo será más fácil desconectar hasta el día siguiente.

Sin embargo, eso no siempre es posible. Cuando sea el caso, lo mejor es delimitar el espacio de trabajo de la forma más concreta que sea posible y mantenerlo escrupulosamente ordenado. También es importante, si convivimos con otras personas, acordar de qué forma vamos a compartir los espacios comunes durante el horario laboral.

En cualquier caso, durante el tiempo de trabajo, deberemos intentar minimizar las distracciones que, sin duda, acabarían afectando a nuestra productividad. Debemos aceptar, sin embargo, que en ocasiones es inevitable, especialmente si convivimos con niños. En este caso, podemos pensar en otras estrategias como adelantar nuestro horario de trabajo para tener más horas de concentración mientras, por ejemplo, los niños aún estén durmiendo.

Objetivos claros, tareas organizadas

Tanto si trabajamos presencialmente como en el teletrabajo, es fundamental fijarse objetivos claros y realistas. Cuando no estamos acostumbrados a trabajar desde casa, esto es aún más importante.

Dichos objetivos deben ser, además, medibles y tenemos que ser capaces de asignarles un tiempo de dedicación y, por lo tanto, también una fecha límite.

A partir de los objetivos que hayamos establecido, deberíamos desglosar las tareas necesarias para alcanzarlos, de modo que podamos crearnos listas diarias o semanales de las acciones que nos proponemos llevar a cabo. Hacer un buen seguimiento de estas listas nos permitirá ir ajustando expectativas si es necesario, o identificar interferencias que estén afectando a nuestra productividad.

Mantenerse en contacto

Una de las desventajas del teletrabajo es que se corre el riesgo de perder el contacto con el equipo de trabajo y que algunos miembros del equipo se puedan sentir desconectados o solos.

Para evitarlo, es fundamental programar videoconferencias que, de forma regular, nos permitan trabajar la cohesión del equipo, planificar tareas, resolver las dudas que vayan surgiendo, intercambiar ideas, etc. Sin embargo, como en cualquier reunión, lo principal es que se parta de un orden del día claro y conocido por el conjunto de los asistentes. Al finalizar, deberíamos elaborar el acta que recoja los temas trabajados y los acuerdos alcanzados.

La comunicación, sin embargo, no debe limitarse a las videoconferencias. Necesitaremos estar en contacto a diario como lo haríamos en una oficina física. Por eso, es recomendable disponer de alguna aplicación de trabajo en equipo, que centralice las comunicaciones.  Correo electrónico, teléfono, mensajería instantánea…: la gran cantidad de programas disponibles puede llegar a generar confusión si se usan indistintamente y sin criterios preestablecidos. Poner orden en las comunicaciones es una de las claves del éxito del trabajo en equipo fuera de la oficina.

Sin embargo, por encima de todo, debemos ser capaces de adaptarnos a la nueva situación y tratar de vivirla como un reto laboral que, seguramente, nos permitirá descubrir nuevas capacidades y estrategias de gestión del tiempo y del trabajo, que nos serán muy útiles también cuando volvamos a la oficina física.