Claves para la organización de eventos

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Son muchas las ocasiones en las que nos planteamos la organización de un evento profesional: una conferencia, un showroom, una convención, una jornada de trabajo, etc. Sea cual sea el tipo de evento que vamos a organizar, hay una serie de aspectos que debemos tener en cuenta y planificar adecuadamente.

¿Cuál es el objetivo de nuestro evento?

Como en cualquier proyecto, el primer paso –y seguramente el principal- es definir correctamente los objetivos que queremos alcanzar. Sin ello, nuestro evento carecerá de personalidad y puede acabar perjudicando a nuestra organización en lugar de beneficiarla.

Por ello, antes de empezar a planificar nuestro evento, tenemos que saber cuáles son nuestras metas, ponerlas por escrito y, si conviene, consensuarlas con nuestro equipo para asegurarnos de actuar conjuntamente para su éxito.

En términos generales, un evento puede organizarse para atraer a nuevos clientes, para mejorar la visibilidad de nuestra empresa, para fidelizar a nuestro personal, etc. En cualquier caso, una vez tengamos claro nuestro objetivo, es recomendable asociarle uno o varios indicadores realistas y que nos permitan medir el éxito del evento una vez finalizado.

¿A qué público se dirige?

En función del tipo de evento, y una vez establecidos los objetivos, tendremos que definir el público al que se dirigirá nuestro evento. Ello incluye:

  • Público objetivo al que dirigiremos la campaña de comunicación, la convocatoria o la invitación al evento.
  • Previsión de asistencia.
  • Personas destacadas, prescriptores, compromisos, y todas aquellas personas cuya presencia o participación resulte especialmente relevante.

 

¿Cómo y cuándo celebrar nuestro evento?

Una vez tengamos claros los objetivos del evento y su público objetivo, será el momento de empezar a dotarlo de contenidos: elegir el tema central, el formato del acto, los ponentes, la duración, la estructura, las distintas salas o áreas que necesitaremos, etc. En función del tipo de evento y de su formalidad, también podemos valorar la posibilidad de introducir dinámicas o juegos que rompan el hielo y faciliten la comunicación entre los participantes.

Para elegir la fecha, también debemos considerar factores diversos:

  • Antes de fijar una fecha, deberemos comprobar que no coincide con ningún acto de mayor envergadura que pueda dificultar la asistencia del público.
  • No deberíamos elegir fechas que puedan coincidir con momentos complicados de nuestro negocio a nivel de gestión, por ejemplo.
  • Se suelen evitar los inicios y finales de la semana, es decir, lunes y viernes, para la organización de eventos.
  • Tanto el día como la hora deberían ser elegidos pensando en la disponibilidad general de los participantes a los que esperamos convocar.

 

¿Dónde celebrar nuestro evento?

La elección del lugar donde celebrar nuestro evento es una decisión fundamental. Al haber definido ya el formato, contenidos, participantes, etc. ya deberíamos saber qué tipo de espacio necesitamos y el aforo que debería tener.

En los eventos de tipo profesional, es recomendable buscar los servicios de un centro de negocios, donde es habitual celebrar todo tipo de actos, desde juntas de accionistas hasta presentaciones de producto. Por ello, al elegir un centro de negocios, resolveremos de una vez prácticamente todas las necesidades que tengamos respecto a:

Además, los centros de negocios suelen ubicarse en lugares céntricos y bien comunicados tanto con vehículo privado como transporte público.

Presupuesto

Cuando ya tengamos definidas las líneas maestras de nuestro evento, será primordial elaborar un presupuesto que nos permita no solo prever sino también controlar los gastos que nos supondrá.

El presupuesto debería incluir todos los gastos, desde el alquiler del local, equipamientos, decoraciones, servicio de catering, material promocional, personal adicional como fotógrafos o ponentes, viajes, logística, seguridad, etc.

Con una correcta planificación, todo lo relacionado con nuestro evento estará bajo control. Solo así podremos ayudar a que nuestra empresa logre los objetivos que se había marcado a la vez que nuestros invitados puedan disfrutar de su participación en nuestro evento.

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