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Claves para mejorar la productividad en la oficina

  |   Aulas de formación, Blog, Centro de Negocios, Coworking, Despachos y Oficinas, Oficina virtual, Sala de Reuniones, Showroom, Sin categoría

El entorno es determinante para la capacidad de concentración de las personas que trabajan en una oficina y, por lo tanto, para su productividad.

¿Oficina abierta o despacho individual?

La oficina abierta aporta mucho atractivo en cuanto a que favorece la colaboración e intercambio de ideas entre trabajadores, y el establecimiento de contactos y sinergias entre ellos. Sin embargo, no es la mejor opción para aquellas tareas que requieran un cierto grado de concentración, que solo se consigue en espacios más pequeños y privados.

El despacho individual o para pequeños equipos de trabajo facilita la ejecución de tareas para las que se necesite silencio y tranquilidad. Además del bullicio, evita las múltiples interrupciones, ya sean estrictamente de trabajo o de carácter más social, que pueden ocurrir durante la jornada laboral.

También es más recomendable optar por despachos individuales si el trabajo incluye mantener conversaciones telefónicas o por videoconferencia para las que también se necesitará un ambiente de trabajo silencioso. Además, en estos casos, cabe valorar también la privacidad que proporciona el despacho individual, en el que es posible mantener conversaciones cuyo contenido deba ser confidencial.

En definitiva, para algunos empleos, las oficinas abiertas pueden generar situaciones que actúen como obstáculos para la productividad de los equipos de trabajo.

A menudo los espacios de trabajo flexibles, como los coworking, tienden a organizarse como oficinas abiertas, con grandes espacios sin separación. Sin embargo, optar por despachos individuales o para pequeños grupos no significa tener que cargar con todos los costes de una oficina tradicional. En centros de negocios como AIN BC es posible alquilar este tipo de espacios privados con todas las ventajas de la oficina flexible: contratar solo el espacio necesario, acceso a salas de reuniones, recepción, domiciliación de empresas, etc.

La iluminación de la oficina

La iluminación de la oficina es otro aspecto que afecta directamente a la productividad de los equipos de trabajo. Aunque a menudo no se repara lo suficiente en ello, una mala iluminación, que sea insuficiente o provoque reflejos, acabará provocando mayor cansancio e incluso dolencias que afectarán a la productividad pero, sobre todo, al bienestar de las personas trabajadoras.

Siempre que sea posible, lo más beneficioso es contar con iluminación natural, complementada con alumbrado artificial cuando no la luz natural no sea suficiente. En cualquier caso, es importante evitar reflejos y deslumbramientos que dificulten las tareas de oficina.

Por ello, a la hora de poner en marcha una oficina, es fundamental buscar un espacio que cuente con ventanas y terrazas que faciliten la entrada de luz natural, y hacer un buen diseño del espacio y la iluminación, adecuándolo a las tareas que van a llevarse a cabo en su interior.

Mantener la agenda al día

La privacidad, el silencio y la iluminación son elementos clave para propiciar un ambiente de trabajo adecuado para mejorar la productividad. Sin embargo, el orden en la gestión de nuestros compromisos y nuestra agenda es un requisito indispensable para mejorar el rendimiento en el trabajo. Debemos tener un mapa claro de fechas de entrega, tareas asignadas, prioridades, etc. y evitar dejar para más tarde todas aquellas tareas breves que podamos ejecutar de inmediato.

Aunque parezca algo obvio, a menudo las prisas del día a día nos llevan a trabajar sin una planificación suficiente, algo que afecta muy negativamente a nuestra productividad. Por ello, es muy recomendable dedicar un determinado tiempo al día o a la semana, a tareas de planificación: lejos de ser una pérdida de tiempo, nos ayudará a ser más productivos y eficaces.