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Cómo celebrar reuniones virtuales

  |   Aulas de formación, Blog, Centro de Negocios, Coworking, Despachos y Oficinas, Oficina virtual, Sala de Reuniones, Showroom, Sin categoría

Una buena dinamización, objetivos claros, tecnología adecuada y una conexión de calidad son algunos de los elementos que van a determinar el éxito o fracaso de las reuniones virtuales.

Reuniones virtuales: ya no hay excusas para fallar

Las reuniones virtuales se han convertido en una modalidad habitual para la celebración de encuentros en la mayoría de las empresas. Su generalización a raíz de la pandemia ha hecho que las reuniones virtuales dejen de ser una excepción y que cada vez seamos más exigentes en relación con su celebración y resultados.

En estas circunstancias, las empresas ya no pueden permitirse errores como depender de una conexión inestable u ofrecer una calidad deficiente de video o de audio. Por ello y aunque pueda parecer una obviedad, el primer elemento clave para la celebración de reuniones virtuales es contar con la tecnología adecuada para ello.

Además, cada vez es más habitual celebrar reuniones mixtas, con personas reunidas físicamente en una sala y personas conectadas remotamente. Ello requiere un plus de calidad, dado que una webcam de uso habitual no dará buen resultado.

Este es el motivo por el que, a la hora de celebrar reuniones importantes, muchas empresas optan por alquilar salas de reuniones en centros de negocios, con equipamiento incluido.

Los clientes de AIN BC Diagonal, por ejemplo, pueden disponer de cámara con vista completa de 180 grados, lo que permite visualizar a varias personas sentadas cómodamente en la sala. Además de la vista panorámica, la resolución de 4K ofrece video de alta calidad. AIN BC Diagonal también dispone de altavoz con micrófono de cobertura 360 grados.

Todo ello -junto con una conexión segura y de calidad- facilita la celebración de reuniones sin cortes ni dificultades de comunicación. Así, los asistentes podrán concentrarse en su trabajo y se sentirán cómodos, en un entorno profesional competente.

Cómo conducir una reunión virtual

Las reuniones online comportan algunos retos específicos para el organizador. Por una parte, la sesión debe ser lo suficientemente dinámica como para implicar de igual forma a las personas que asisten presencialmente y a las que asisten en remoto. Ello requiere habilidades tanto por lo que respecta a la moderación de la reunión y al control del ritmo de las intervenciones como, sobre todo, una buena planificación previa.

En general, la planificación de este tipo de reuniones comparte gran parte de los elementos clave con las reuniones presenciales: adecuada definición de objetivos, orden del día concreto y conocido por todos los asistentes, previsión de tiempo para las distintas intervenciones, envío previo de la documentación que vayamos a trabajar, etc.

Sin embargo, en las reuniones virtuales es preciso valorar, además, el uso de aplicaciones que ayuden a la dinamización de la sesión y eviten distracciones, sobre todo por parte de las personas que asisten en remoto. Por ello, es recomendable el uso de aplicaciones que permitan la compartición de documentos o, incluso, su edición conjunta si es necesario. Además de ello, la persona moderadora debe prever fórmulas para la participación de los asistentes que resulten rápidas y ágiles, y que no interrumpan el ritmo de la sesión. Por ejemplo, se pueden establecer pautas para el uso de chat en caso de tener preguntas que puedan esperar o bien emplear aplicaciones para hacer sondeos o votaciones rápidas.

En cualquier caso, la celebración de reuniones virtuales requiere una combinación de habilidades para la dinamización, equipamiento adecuado, conexión estable, etc. Por ello, en el momento de planificar la reunión, deberemos tener en cuenta todos estos aspectos y, muy especialmente, garantizar que los equipos informáticos y audiovisuales van a proporcionarnos la calidad que esperamos.