¿Cómo elegir una sala de reuniones?

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Para celebrar una reunión exitosa, es tan importante tener claros sus objetivos y contenido como elegir un espacio adecuado para ello. La comodidad, los medios audiovisuales apropiados, los servicios complementarios… todo ello contribuirá decisivamente a que logremos o no los objetivos que nos planteamos.

Antes de empezar, ¿qué tipo de reunión vamos a celebrar?

No podremos elegir adecuadamente la sala de reuniones sin antes tener claros varios aspectos, como el número de asistentes, los puntos del orden del día, etc.

Un elemento crucial que tiene mucho que ver con el tipo de sala que elijamos es el tipo de reunión que vamos a celebrar.

Una reunión puede ser informativa, de debate o intercambio de ideas, de seguimiento, de toma de decisiones, etc.

Según qué tipo de reunión vayamos a organizar, necesitaremos una sala y un mobiliario determinado. Por ejemplo, para una reunión informativa y con un público más o menos amplio, puede que prefiramos alquilar un aula de formación con las sillas y mesas distribuidas en formato escuela. En caso de que los asistentes no necesiten tomar notas, podremos incluso prescindir de las mesas y elegir un aula con un formato tipo teatro.

Sin embargo, si se trata de una reunión de debate, en la que el intercambio de ideas sea fundamental, tendremos que alquilar una sala de reuniones con un formato y mobiliario que facilite la interacción entre los participantes.

Para empezar, las personas que asistan a la reunión deben poder verse la cara sin dificultad. Así, podemos elegir una sala de reuniones que permita colocar sillas y mesas en forma de U, por ejemplo. Este formato nos permite, además, que una persona lidere la reunión colocándose en el extremo abierto de la U, donde podrá proyectar una presentación o hacer una exposición desde una posición predominante.

Si no es necesario que ninguna persona tome dicho protagonismo, también podremos disponer las mesas en forma de rectángulo o bien optar por una mesa circular, donde todos los asistentes puedan verse y hablar sin que ninguno tenga una posición preeminente.

Salas de reuniones y tecnología

En cualquier reunión, ya sea informativa o de debate, la tecnología adquiere un papel fundamental. En algunos encuentros, se necesitarán pocos recursos mientras que otros requerirán más dispositivos y mayores requerimientos. En cualquier caso, si la tecnología nos falla, nuestra reunión se puede ir al traste, con los inconvenientes que ello tiene a nivel de pérdida de tiempo y deterioro de nuestra imagen.

Cuando vayamos a alquilar una sala de reuniones, deberemos tener claro qué requisitos tiene nuestra reunión por lo que respecta a la tecnología. Habitualmente, el equipamiento mínimo será un ordenador, un proyector y una buena conexión a internet.

Si la reunión tuviera requerimientos mayores como, por ejemplo, celebrar una videoconferencia, necesitaríamos además una cámara web, un micrófono, altavoces y un ordenador con el software adecuado.

En estos casos, debemos asegurarnos de que todos los dispositivos sean de calidad: que la cámara tenga una buena resolución, que el micrófono sea capaz de captar las voces de toda la sala, etc.

Por todo ello, lo más seguro es alquilar la sala de reuniones en un espacio altamente profesionalizado, donde todos los requisitos que tengamos se puedan cumplir con seguridad. Los centros de negocios suelen disponer de salas bien equipadas y de dispositivos audiovisuales actualizados y suficientes para garantizar la sustitución inmediata de aquellos que eventualmente dieran algún problema.

Además, los centros de negocios suelen ofrecer servicios complementarios que dan valor añadido a la organización de la reunión, como servicios de catering, salas de espera, espacios de descanso, etc.

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