Cómo optimizar el tiempo de trabajo

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La mayoría de profesionales han sentido en algún momento la necesidad de tomar medidas concretas que les ayuden a ser más productivos y optimizar el tiempo que pasan trabajando.

Ante todo, poner orden

 

El orden es lo primero que deberíamos tener en cuenta si queremos darle un vuelco a nuestra gestión del tiempo de trabajo. Disponer de un espacio ordenado es fundamental para empezar una jornada laboral.

Sin embargo, además de la más elemental pulcritud, nuestro espacio de trabajo debe permitirnos encontrar rápidamente todo aquello que necesitamos, tanto si hablamos de medios físicos como digitales.

De la misma manera que debemos tener un determinado protocolo de archivo físico es importante que nuestros documentos digitales estén correctamente ubicados en las carpetas de archivos que les correspondan.

Rutinas

Una vez disponemos de un espacio ordenado y tenemos claros los protocolos para archivar la información de uso habitual, debemos establecer rutinas diarias que nos ayuden a gestionar el tiempo de trabajo, evitar distracciones y concentrar nuestra atención donde debemos.

Para algunas personas es de gran ayuda dedicar un tiempo determinado al inicio de cada semana o incluso de cada jornada a listar los objetivos que se plantea cumplir.

Disponer de una lista de objetivos o incluso de tareas concretas permite que no nos desviemos innecesariamente y que, en caso de necesidad, podamos delegar en los equipos de trabajo y hacer un correcto seguimiento posterior.

Para hacerlo, existen incluso multitud de aplicaciones online dedicadas a la gestión de proyectos, que incluyen la posibilidad de elaborar listas de tareas, cronogramas, dependencias entre unas tareas y otras, responsables de cada una de ellas, etc.

En cualquier caso, los objetivos y tareas deben ser concretos y deben tener asignado un plazo de tiempo realista para su consecución.

Priorizar

Tener claros nuestras metas diarias o semanales también nos facilitará otra tarea fundamental para la optimización del tiempo de trabajo: priorizar aquellos objetivos que sean más urgentes e importantes.

Una vez tenemos listados nuestros objetivos, podremos establecer órdenes y prioridades, pero, además, podremos prever qué vamos a necesitar para conseguirlos. Ello nos permitirá, por ejemplo, pedir con tiempo a nuestros colaboradores cualquier información o tarea que vaya a sernos de utilidad. Todo ello revertirá en una mayor eficiencia de nuestro tiempo de trabajo.

Identificar y evitar las distracciones

En toda jornada laboral es positivo establecer descansos que nos permitan despejarnos y volver con energías renovadas. Sin embargo, las distracciones dentro del tiempo de trabajo son las responsables, en gran medida, de terminar la jornada con la sensación de no haber rendido lo suficiente.

Las distracciones no tienen por qué deberse a cuestiones extralaborales. El propio correo electrónico del trabajo puede actuar como un elemento disruptivo que nos impida concentrarnos en la tarea que estamos ejecutando.

Para evitarlo, es recomendable establecer un tiempo determinado de gestión del correo electrónico, así como un tiempo de desconexión, en especial, cuando realicemos tareas que requieren de mayor concentración.

En resumen, optimizar el tiempo de trabajo depende, sobre todo, de aquello que hacemos justamente antes de emprender nuestras tareas diarias: una buena planificación y un orden adecuado serán los elementos clave para no perder tiempo y energías infructuosamente.