Cómo organizar reuniones de trabajo

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Organizar una reunión es una responsabilidad a la que no siempre se da la importancia que realmente tiene: desde su planificación y convocatoria hasta su celebración y posterior valoración, cada paso debe trabajarse adecuadamente para que la reunión pueda cumplir los objetivos que perseguía.

Elegir la sala de reuniones: empecemos con buen pie

Como en la planificación de cualquier evento, la persona responsable de organizar una reunión debe asegurarse de resolver los aspectos logísticos, empezando por la elección de la sala de reuniones.

A menudo, las empresas optan por alquilar salas de reuniones ya sea por no disponer de espacios propios adecuados, para asegurarse de que los equipos estén concentrados fuera de su ambiente habitual de trabajo, o bien para darle al evento una mayor relevancia.

En estos casos, los organizadores de la reunión consiguen resolver de forma automática todos los aspectos logísticos que rodean el evento, dado que los centros de negocios que alquilan salas de reuniones suelen ocuparse de todo: equipos informáticos, reprografía, coffee break, salas de espera, recepción, etc.

En el momento de elegir la sala de reuniones, ya debemos tener claro no solo el calendario y el horario sino también el tipo de encuentro que vamos a celebrar, porque los objetivos de la reunión determinarán, sin duda, el tipo de mobiliario y su disposición: por ejemplo, para una sesión de tipo informativo, podremos disponer las sillas en formato escuela mientras que, para una reunión de trabajo, donde se espera debatir y trabajar conjuntamente, será preferible disponer mesas y sillas en forma de U. En cambio, en formatos más reducidos, puede ser preferible optar por una sala con mesa de juntas.

Planificando la reunión

Una vez elegida la sala y establecido el horario y calendario, habrá que enviar la convocatoria, preferiblemente con una semana de antelación, como mínimo.

Dicha convocatoria ya debería contener el orden del día y, si es necesario, los documentos que se van a trabajar durante la reunión. Adelantar los documentos de trabajo es especialmente relevante para asegurar una reunión eficaz: leer documentos de forma conjunta o individual durante la reunión, resulta tedioso y poco efectivo, además de dar una imagen de improvisación que en nada beneficiará el desarrollo del encuentro.

En el proceso de planificación, también debemos prever cómo van a ser las principales intervenciones, asignándoles un tiempo determinado de exposición y un espacio de preguntas si es necesario.

Además, y particularmente en el caso de las reuniones virtuales, tendremos que decidir cómo vamos a ordenar los turnos de palabra e informar de ello a las personas participantes al inicio de la reunión.

Una mirada de género

Cada vez son más las empresas preocupadas por implementar medidas que fomenten la igualdad de género entre sus equipos de trabajo. Sin embargo, no siempre tienen herramientas para concretar dichas medidas en actividades cotidianas como, por ejemplo, la celebración de reuniones.

Existen determinadas pautas cuya implantación beneficia al conjunto de participantes pero que buscan, de forma particular, evitar posibles sesgos de género: el respeto al horario previsto, la no invisibilización de la mujer tanto en la convocatoria como en la participación, etc.

Por ejemplo, deberíamos asegurarnos de que tanto la convocatoria como los documentos que se empleen en la reunión, hayan sido redactados con un lenguaje inclusivo. En cuanto al horario, es necesario garantizar que la reunión empezará y terminará dentro del horario laboral de las personas convocadas, y siempre teniendo presentes los distintos horarios que puedan tener y, en particular, los casos de jornadas reducidas. En ese sentido, se suele recomendar la celebración de reuniones en horario de mañana.

El Instituto de las mujeres ha elaborado distintas guías para fomentar la igualdad de género en las empresas que se pueden consultar en la web Igualdad en la empresa. Una de las guías está dedicada a las reuniones con perspectiva de género e incluye una batería de preguntas que pueden ayudarnos a analizar si estamos o no trabajando en esta dirección.

Además de la cuestión del horario o el lenguaje inclusivo, la guía nos recuerda la importancia de valorar si se ha tenido constancia de todas las mujeres que pueden ser relevantes para el asunto de referencia de la reunión.

A la vez, la guía nos advierte de que, en entornos muy masculinizados, las mujeres pueden verse limitadas en su participación, por lo que es especialmente importante asegurar que disponen de espacio suficiente para expresar sus opiniones.

Igualmente, debe valorarse si dichas opiniones han sido tenidas en cuenta en igualdad de condiciones en los acuerdos adoptados. En ese sentido, es fundamental el papel de la persona moderadora, que también deberá atajar cualquier estereotipo de género o comentario sexista que pudiera emerger en el transcurso de la reunión.

Además de la guía, la web incluye recursos e información de interés como subvenciones y ayudas en materia de igualdad, formaciones y noticias de actualidad.

 

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