¿Cómo organizar una videoconferencia?

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Cada vez es más habitual la celebración de reuniones a distancia, con uno o todos los miembros ubicados en distintos espacios.

Las videoconferencias ya no se celebran únicamente para reunir a personas situadas en puntos geográficos muy alejados, sino que son un elemento cada vez más común para una gestión eficaz del tiempo de los profesionales.

La videoconferencia es el sistema que permite celebrar reuniones entre personas que se encuentren en distintos lugares, transmitiendo tanto la imagen como el sonido en ambos sentidos y en tiempo real.

En sus inicios, se empleaba para aquellas ocasiones en que uno o varios de los convocados estaba en un país distinto o en una ciudad alejada. Sin embargo, los profesionales aprecian cada vez más la posibilidad de asistir a las reuniones mediante videoconferencia, evitando así desplazamientos y las pérdidas de tiempo que conllevan.

Ventajas de la videoconferencia

La ventaja más evidente de la celebración de videoconferencias es el ahorro en términos de tiempo de desplazamiento de las personas convocadas. Sin embargo, son muchas las ventajas que dicho sistema aporta a las empresas:

  • Ahorro económico: al eliminar los desplazamientos, nos desharemos también de los costes que pueden llevar asociados, como billetes de avión o tren, hoteles, restaurantes, etc.
  • Organización de la reunión: al superar la barrera de la distancia física y, por lo tanto, de los desplazamientos, será mucho más sencillo encontrar una fecha que encaje en las agendas de todos los asistentes a la reunión.
  • Optimización del tiempo de trabajo: con la celebración de reuniones presenciales, los asistentes se ven obligados a invertir mucho tiempo en desplazamientos ya sea a causa del tráfico en las grandes ciudades o porque deben cubrir largas distancias hasta su destino. En este último caso, pueden llegar a perder días enteros de trabajo por una única reunión.
  • Conciliación con la vida personal: las pérdidas de tiempo causadas por las reuniones presenciales no solamente afectan al tiempo de trabajo de los profesionales, sino que también pueden afectar a su vida personal, especialmente cuando el desplazamiento es largo o les obliga a pernoctar fuera de casa.

Según un estudio de CISCO, los líderes del futuro dependerán de la tecnología y esperarán usarla en su vida cotidiana. En ese sentido, el estudio indica que el 87% de dichos jóvenes prefieren trabajar en empresas que no limiten su inversión en videoconferencias.

¿Cómo organizar una videoconferencia?

Para la organización de una videoconferencia, tendremos que contar con los medios tecnológicos adecuados para llevarla a cabo con garantías, tanto si organizamos una reunión presencial con algún miembro conectado por videoconferencia como si todos los asistentes se conectan desde sus oficinas.

En cualquier caso, no se trata solo del éxito de la reunión: lo que está en juego es nuestra propia imagen como profesionales y la imagen de nuestra empresa. Por ello, es necesario que nos aseguremos de que la sala y los equipos con los que contamos sean los más apropiados.

Los equipos informáticos adecuados

Resulta obvio que necesitaremos, como mínimo, una cámara web, un micrófono, altavoces y un ordenador con el software adecuado, pero debemos tener, además, los conocimientos mínimos necesarios para usarlos y, sobre todo, para poder actuar rápido en caso de que suceda cualquier incidencia.

La sala de reuniones

La sala que elijamos para nuestra reunión también debe reunir una serie de requisitos mínimos en función del número de personas que vaya a acoger y de la duración y objetivos de la misma. Sin embargo, lo más importante será que contemos con una buena conexión a internet que permita una alta calidad de imagen y sonido.

Según el estudio de Cisco antes mencionado, el 75% de los jóvenes profesionales encuestados no se conformarán con una calidad baja en este tipo de comunicaciones.

Para garantizar el éxito de una videoconferencia, podemos optar por contratar los servicios de un centro de negocios que nos asegure:

  • Equipos audiovisuales actualizados y en perfecto estado.
  • Equipos de sustitución en caso de incidencia.
  • Soporte técnico.
  • Conexión a internet.
  • Servicios complementarios como coffe break, material de oficina, recepción, salas de espera, etc.

La contratación de un centro de negocios permite ganar tiempo en la organización del evento y asegurar su éxito en cuanto a infraestructuras y medios tecnológicos.

AINBC ofrece un servicio de videoconferencia equipado con la más alta tecnología:

  • Conexión RDSI de 3 líneas exclusivas y simultáneas que determinan 6 canales de comunicación, que brinda la máxima calidad en el mercado.
  • Conexión IP a través de una SDSL (Internet de banda ancha con velocidad simétrica y constante de carga y descarga), dedicada exclusivamente al servicio de videoconferencia.
  • Conexión multipunto, que permite conectarse con más de una ubicación simultánea.

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