Participar en una reunión: claves para acertar en nuestras intervenciones

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A pesar de que las reuniones son algo habitual en la rutina de cualquier empresa, no siempre sabemos cómo intervenir en ellas: elegir el momento adecuado, saber si nuestra aportación es realmente pertinente, hablar con aplomo…  

Preparar la reunión, clave del éxito 

Ante cualquier reunión, debemos prepararnos adecuadamente, vayamos a tener una participación activa o no. Debemos tener claro, en primer lugar, qué tipo de reunión será: informativa, de trabajo, etc. En función del tipo de reunión del que se trate, nuestra actitud deberá ser una u otra: si el objetivo de la reunión es generar un debate o una lluvia de ideas se esperará una participación mucho más activa por parte de los asistentes que en una reunión cuyo objetivo sea el de transmitir una determinada información.  

De igual modo, tendremos que revisar la lista de personas convocadas y, sobre todo, conocer el orden del día. A menudo, el orden del día lleva asociado algún documento que nos aseguraremos de haber leído antes de iniciar la reunión para poder seguir el hilo de la misma y no hacer preguntas poco adecuadas, que se hubieran podido resolver con la simple lectura del documento.  

Cuando se trate de una reunión virtual, un aspecto relevante será también el de conocer con antelación la aplicación que se empleará y la forma de acceder a ella. En caso de ser necesario, es importante instalar la aplicación, y hacer pruebas de cámara y sonido con tiempo suficiente como para poder corregir cualquier incidencia técnica que nos pudiera surgir.  

De este modo, con una sencilla preparación previa, nuestra participación en la reunión podrá ser más participativa y fluida. 

Intervenciones sencillas y concisas 

Si hemos recibido el encargo de preparar una intervención en particular, deberemos planificar nuestro discurso elaborando un guion que nos permita hilvanar un discurso bien estructurado. Lo principal será tener claros los objetivos de nuestra intervención y el grado de conocimiento que los asistentes tienen del tema que vamos a tratar. De este modo, podremos adaptar nuestra intervención a nuestra audiencia y hacerla más interesante y amena para ella. 

Puede, en cambio, que no tengamos ninguna ponencia encargada y que nuestra participación sea espontánea, en función del desarrollo de la reunión. En estos casos, es importante que, sobre todo, evitemos cometer algunos errores que suelen ser habituales. Uno de ellos es intervenir sin tener una aportación concreta o lo suficientemente clara, algo que irá en contra de nuestra imagen y, además, entorpecerá el debate. En cambio, para enriquecerlo, procuraremos tener intervenciones breves, concisas y bien estructuradas, que sean pertinentes y estén directamente relacionadas con el tema que se esté tratando.  

En cualquier caso, la brevedad es una cualidad que será bien recibida en toda reunión. A menudo, es preferible proporcionar a la audiencia un único dato impactante que una larga digresión, por más interesante que nos parezca. En ese sentido, debemos tener presente siempre que las reuniones tienen una hora de inicio, pero también tienen una hora de finalización que debe ser respetada, en condiciones normales.  

Por todo ello, evitaremos siempre monopolizar el debate y hacer intervenciones excesivamente largas o repetitivas que, sin duda, resultarán tediosas para el resto de los asistentes y restarán potencia a nuestras ideas. Otro error que debemos evitar es interrumpir al resto de asistentes, elevar el tono de voz o mostrar actitudes negativas, tanto con nuestras palabras como con nuestra gestualidad. 

Al contrario, debemos tener una actitud positiva y de concentración en todo momento -también en aquellos en los que no seamos protagonistas- y evitar distracciones. Algunas personas tienen costumbre de consultar sus dispositivos móviles durante las reuniones. Se trata de una costumbre muy extendida que, sin embargo, debemos limitar en todo lo posible: una consulta puntual al móvil puede ser aceptable, pero si nos excedemos, perderemos nuestra concentración y menoscabaremos nuestra imagen ante el resto de asistentes. Ello es especialmente importante durante las reuniones virtuales, cuando la tentación de consultar nuestro correo o nuestras redes es más elevada.  

Conocer la sala de reuniones

El espacio en el que celebremos la reunión será otro elemento que tendremos que considerar a la hora de participar en ella.  

En las reuniones presenciales, seguramente podremos contar con elementos de apoyo como pizarras o proyectores. Si conocemos con antelación las condiciones de la sala de reuniones, seguramente, podremos aprovechar dichos elementos con mayor eficiencia y preparar nuestras intervenciones de forma más ajustada a la realidad que nos encontraremos.  

Si se ha alquilado una sala de reuniones en un centro de negocios, en general, se dispondrá de todo tipo de elementos de soporte, además de materiales fungibles suficientes. Esta es una de las ventajas del alquiler de salas de reuniones: los centros de negocios se ocupan del acondicionamiento de la sala, de su adecuada climatización, equipos informáticos y todo aquello que se requiera, incluyendo servicios complementarios como un coffee break. 

AIN BC dispone de amplias salas de reuniones, en sus centros de negocios de la Diagonal y de Paseo de Gracia, dos ubicaciones privilegiadas en el centro de Barcelona. Las salas cumplen todas las medidas de seguridad y prevención de contagios de COVID19, lo cual significa un plus de tranquilidad y una preocupación menos a la hora de organizar o participar en una reunión.

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