Reuniones en tiempos de pandemia. ¿Qué debemos tener en cuenta?
La pandemia de coronavirus ha impactado en todos los ámbitos de la vida y las reuniones de trabajo no son una excepción.
Tanto si se trata de eventos internos como si vamos a celebrar un encuentro con colaboradores o clientes, las reuniones son un escaparate en el que la empresa puede dejar al descubierto sus debilidades o, en cambio, consolidar su imagen.
Reuniones virtuales: claves para que sean útiles
Las videoconferencias no son nuevas, pero nunca como ahora se había generalizado su uso para todo tipo de reuniones de trabajo. Por ello, debemos adaptarnos a este medio y aprovechar sus potencialidades. Sin embargo, también debemos tener presentes sus limitaciones y establecer estrategias para contrarrestarlas.
Una de las principales limitaciones es el cansancio conocido como «fatiga de Zoom», aplicable sea cual sea la plataforma que se use: la falta de señales no verbales, la imposibilidad de establecer una conversación paralela, la vista de tipo mosaico que nos muestra en pantalla los rostros de distintas personas a la vez, la tentación de consultar el correo durante la reunión, etc.
Todo ello, puede generar un agotamiento y falta de concentración que debemos compensar con una buena planificación de la reunión. Así, aquellas buenas prácticas que deberíamos seguir en las reuniones presenciales, en las videoconferencias son aún más importantes.
Planificar las reuniones
Para la celebración de una reunión eficaz, es fundamental disponer de un orden del día claro, con una hora de inicio y de finalización establecida y que deberá ser respetada.
En reuniones virtuales, el tiempo de concentración de las personas asistentes es menor que en las presenciales. Por ello, es muy recomendable limitar al máximo la duración del encuentro y planificar horarios, puntos a tratar, intervenciones, etc.
Para evitar alargar innecesariamente las reuniones virtuales, también deberíamos compartir con antelación suficiente todos los documentos que deban trabajarse o debatirse durante las mismas: es del todo ineficaz dedicar tiempo durante la reunión a explicar algo que todos los asistentes pueden haber leído con anterioridad.
De igual modo, es necesario que al menos una persona se ocupe de tomar notas de la reunión y de elaborar, si procede, su acta.
No alargar innecesariamente las reuniones de trabajo
Durante las reuniones virtuales, además, las personas participantes pueden tener la tentación de establecer actividades paralelas como adelantar algún trabajo o consultar el correo.
Para evitarlo, además de limitar la duración de la reunión, debemos prever una buena dinamización de la reunión, incluyendo actividades participativas como votos online, turnos de palabra, preguntas, etc.
Incluso podemos emplear aplicaciones de trabajo colaborativo como pizarras virtuales que algunas plataformas de videoconferencia incluyen por defecto. De este modo, fomentando la participación activa, podremos retener la atención y enriquecer la reunión.
Pautas de funcionamiento
Los asistentes a la reunión deben conocer de antemano cómo será el desarrollo de la misma. Por ejemplo, se les debería informar con tiempo suficiente sobre la plataforma de videoconferencias que se empleará y los datos de acceso a la misma.
También pueden establecerse y comunicarse determinadas pautas de funcionamiento para el desarrollo de los encuentros, tales como la manera en la que los participantes podrán pedir la palabra, la prohibición de grabar sin consentimiento o la necesidad de mantener la cámara encendida siempre que sea posible.
A la vez, es necesario hacer mucho hincapié en la puntualidad, pidiendo a los asistentes que se conecten con la previsión de tiempo suficiente como para empezar a la hora prevista a pesar de que sobrevenga alguna dificultad técnica.
La tecnología, ante todo
Sin embargo, además de los elementos más organizativos, las reuniones virtuales dependen en gran medida de la calidad de conexión y de los equipos informáticos. Para lograr una reunión fluida es imprescindible disponer de un buen sonido, una buena visibilidad, así como evitar cortes e interrupciones que puedan intensificar el agotamiento o incluso impedir el correcto desarrollo de la reunión.
En el momento de planificar la reunión, por lo tanto, deberemos tener muy en cuenta el factor técnico y no dejarlo para el último momento.
Videoconferencias y centros de negocios
Las oficinas situadas en centros de negocios suelen tener resueltas las necesidades tecnológicas, al contar con equipos actualizados y el soporte informático del propio centro. Además, los centros de negocios pueden ofrecer la posibilidad de equipos de sustitución en caso de incidencias inesperadas.
El apoyo de los servicios de los centros de negocios es primordial también en el caso de las reuniones mixtas, en las que algunas personas asisten de forma presencial, en una sala de reuniones mientras que otras se conectan a la reunión de forma virtual.
En este tipo de encuentros, de nuevo, el soporte tecnológico es un elemento que protegerá no solo la buena marcha de la reunión sino también la imagen de profesionalidad de la empresa.
Además, es necesario contar con una conexión a Internet potente, con pantallas y, en general, con una sala bien acondicionada en un entorno profesional. Ello incluye además, en estos momentos, el estricto cumplimiento de las medidas de seguridad sanitaria.
Disponer de todos estos servicios dentro del centro de negocios, permite a las empresas poder dedicar su atención al contenido de las reuniones, a su planificación y dinamización, pudiendo olvidarse de todas las cuestiones técnicas y logísticas.
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