Salas de reunión: claves para elegir el espacio más adecuado

  |   Blog

Elegir una sala de reuniones adecuada es un paso clave en la organización de cualquier encuentro. Además del tipo de sala, también la disposición de mesas y sillas en su interior dependerá de la clase de reunión que estemos planeando.

Salas de reunión: ¿cuál elegir?

No siempre se presta la atención suficiente a la elección de la sala donde celebrar una reunión de trabajo. Sin embargo, es un elemento clave que puede determinar el éxito o fracaso del encuentro.

Dimensiones de la sala de reuniones

Se estima que, para la máxima comodidad de las personas asistentes, deberían calcularse las dimensiones de la sala a razón de alrededor de 2 metros cuadrados por persona. Así, si prevemos una reunión para unas 5 personas, deberíamos elegir un espacio de al menos 10 metros cuadrados. Si se trata de encuentros más multitudinarios, el espacio puede calcularse a partir de 1,5 metros cuadrados por persona.

Sin embargo, las dimensiones también dependerán no solo del número de personas sino del tipo de actividad que se esté planificando, así como del tipo de mobiliario que vayamos a emplear o las dinámicas que vayamos a proponer a los asistentes. Por lo tanto, tendremos que considerar, ante todo, los objetivos de la reunión y cómo vamos a desarrollarlos.

Más allá de la sala de reuniones: el mobiliario

El mobiliario es fundamental a la hora de elegir la sala de reuniones. Para empezar, en función del tipo de encuentro que celebremos, puede que necesitemos que todos los asistentes se sienten alrededor de la misma mesa o bien disponerlos en forma de escuela o teatro, como si de una sesión de formación se tratara.

La disposición más jerarquizada es la que se asemeja más a un aula de formación, en la que se reserva un espacio para el ponente mientras el resto de la sala se dispone para las personas asistentes. En estos casos, se puede optar por colocar sillas y mesas en forma de U o bien en formato escuela.

En general, se suele optar por disponer sillas y mesas en forma de U dado que favorece el contacto visual entre todos los asistentes sin perder el espacio protagonista del ponente. Así, se puede generar debate entre los asistentes conducido o moderado por la persona que ocupe el espacio principal.

Si no es necesario generar debate y se quiere celebrar una reunión más de tipo formativo, se pueden disponer sillas y mesas en formato escuela o, si se prescinde de las mesas, en formato teatro.

Este tipo de disposiciones son adecuadas para reuniones de tipo informativo o presentaciones en las que una persona o unas pocas personas van a llevar las riendas mientras que el resto tendrá una actitud más receptiva.

En cambio, si pensamos en reuniones de tipo junta, el mobiliario tendrá como protagonista la mesa central, compartida por todos los asistentes y que ocupará la mayor parte del espacio.

La mesa de juntas es, en general, rectangular, ovalada o bien redonda. La rectangular suele reservarse para reuniones más jerarquizadas en las que una persona o dos toman un lugar preeminente mientras que las redondas son adecuadas cuando se quiere dar la misma importancia a todos los miembros de la reunión, favoreciendo la participación y la circulación de ideas.

No olvidemos los espacios informales

Puede que, para la celebración de una reunión, requiramos espacios más informales ya sea porque la reunión se prevea larga y se hagan necesarios espacios de descanso o bien porque se le quiera dar un tono más distendido al encuentro.

Si elegimos una sala de reuniones en un espacio especializado, como un centro de negocios, podremos disponer de zonas de reposo como terrazas, sofás, chillout, etc. que pueden generar contactos y charlas más informales entre los asistentes.

En cualquier caso, los centros de negocios suelen disponer de espacios complementarios a la sala de reuniones propiamente dicha que le aportaran calidad y profesionalidad a la reunión: salas de espera, servicio de recepción, reprografía, etc.

La tecnología no puede fallar

En cualquier reunión, la tecnología tiene un papel predominante, especialmente en aquellas en las que algún participante asista por videoconferencia o las que se basen en presentaciones visuales o interactivas.

En una reunión de este tipo, si la tecnología falla, es posible que todo el encuentro fracase y, con él, los objetivos con los que lo planteamos. Por ello, es imprescindible contar no solo con equipos informáticos actualizados sino con equipos de sustitución y, de ser posible, con técnicos que puedan darnos asistencia rápidamente en caso de necesitarlo.

De nuevo, en estos casos la mejor opción suele ser recurrir a centros de negocios especializados, que tienen previstas todas las contingencias que pueden darse en una reunión.

Además, las salas se proporcionan con todo el material necesario, tanto fungible como electrónico: proyectores, TV, altavoces, etc.

No solo un espacio: un servicio integral

Los centros de negocios se especializan no en el alquiler de espacios sino en la prestación de servicios profesionales a los emprendedores. Por ello, cuando se decide ubicar una reunión en un centro de negocios, las ventajas que se obtienen van más allá del mero espacio y mobiliario disponible.

Los centros de negocios proporcionan servicios complementarios que dan valor añadido al encuentro como, por ejemplo, servicios de cátering, coffe break, finger brunch, afternoon tea, etc.

Algunos espacios flexibles disponen, además de servicios adicionales de atención telefónica, secretariado administrativo y reservas de alojamiento.

Esta entrada también está disponible en: Catalán