Salas de reuniones: ¿qué tipo de reunión vas a celebrar?

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Cuando alquilamos una sala de reuniones nos fijamos en su tamaño, disposición, mobiliario, tecnología… pero no siempre tenemos en cuenta que, en función del tipo de reunión que vayamos a celebrar, nuestras necesidades van a ser totalmente distintas.

Una sala distinta para cada tipo de reunión

El tipo de reunión que vayamos a celebrar debe determinar cómo será exactamente la sala que vamos a usar. Desde reuniones informales de pequeño formato a grandes juntas o reuniones informativas para todos los trabajadores, no hay duda que el espacio que elijamos para cada una debe ser distinto y adaptado a necesidades particulares.

A menudo, las oficinas convencionales disponen de pocos espacios dedicados en exclusiva a la celebración de reuniones. Sin embargo, al cabo del año, una sola empresa celebra reuniones de muy distinto tipo y tamaño, con necesidades de espacio y mobiliario también muy distintas. Es difícil, en ese sentido, que una misma sala pueda cubrir todas las particularidades de cada una de ellas.

En cambio, una de las ventajas de las oficinas situadas en centro de negocios es, precisamente, poder contar con distintos espacios multidisciplinares, pagando únicamente por aquello que se necesita en cada momento. Con ello, las empresas pueden acceder fácilmente a espacios distintos según la ocasión.

Además, tras la experiencia de la emergencia sanitaria por coronavirus, debemos tener en cuenta por encima de todo que el espacio cumpla con las medidas de seguridad e higiene establecidas por las autoridades sanitarias. De acuerdo con ello, y para priorizar la seguridad y la comodidad de las personas asistentes a nuestras reuniones, seguramente nos resulte más eficaz alquilar un espacio que ya incorpore dichas medidas, más que acondicionar un espacio propio para cada ocasión.

Tipología de reuniones

Las reuniones de una empresa pueden ser de distintos signos y, seguramente, un listado exhaustivo no terminaría de recoger todas las casuísticas posibles. En general, sin embargo, podemos hablar de:

  • Reuniones internas o externas.

Cuando celebramos reuniones con personas externas a nuestra organización solemos adoptar el rol de anfitrión, que lleva aparejada la necesidad de prever servicios complementarios como el servicio de cáterin, sala de espera, etc. para que nuestros invitados se sientan cómodos en todo momento.

  • Reuniones periódicas o puntuales.

Algunos de nuestros encuentros pueden ser ocasionales mientras que otros responden a una regularidad establecida. Especialmente en el caso de las reuniones de carácter puntual, es importante contar con un apoyo para su organización: al no tener las dinámicas establecidas como en las reuniones periódicas, es más fácil que algún detalle nos pase por alto. En este caso, también es muy recomendable alquilar la sala de reuniones en un espacio como un business center, donde todas las necesidades están previamente pautadas dado que el alquiler y acondicionamiento de salas de reuniones forma parte de los servicios estándar de dichos centros.

  • Distintas reuniones según su contenido y objetivos:
    En función de los objetivos de la reunión, esta puede planificarse fundamentalmente:

    • Para transmitir información
    • Para tomar decisiones
    • Para resolver un conflicto o problema
    • Para generar una lluvia o intercambio de ideas
    • Para hacer seguimiento de una cuestión

Cada tipo de reunión, requerirá un mobiliario y sala distintos. Por ejemplo, una reunión de tipo informativo, probablemente podrá hacerse en una sala similar a un aula de formación, en la que los asistentes podrán situarse en un formato tipo teatro o escuela. Este tipo de formato no facilita especialmente el debate, pero sí ayuda a que los asistentes atiendan a la persona o personas que, desde un espacio preeminente, les traslade información.

En el otro extremo, una reunión orientada al debate, lluvia de ideas o seguimiento de una cuestión, suele requerir que distintas personas participen en igualdad de condiciones. En estos casos, se suele optar por disponer el mobiliario de forma que nadie ocupe un espacio privilegiado, con la excepción, si la hay, de la persona moderadora o dinamizadora.

En función del número de personas, se podrá optar por disponer de una sala dotada de una mesa de juntas o de una mesa redonda. Cuando las reuniones sean más numerosas, también se puede elegir una sala donde disponer sillas y mesas en forma de U.

Si la reunión va a incluir dinámicas o juegos, será necesario también que el mobiliario vaya en consonancia con dichas actividades y que sea fácil de mover y volver, luego, al formato inicial. Se puede prescindir, por ejemplo, de mesas y elegir en su lugar sillas de pala.

Los centros especializados suelen ayudarnos a preparar estos eventos y a garantizarnos que, cuando lleguemos, todo estará dispuesto según las necesidades que hayamos expresado de modo que podamos concentrarnos, únicamente, en el desarrollo de nuestra reunión.

Videoconferencias y sesiones mixtas: la importancia de la tecnología

Cada vez es más común que muchas reuniones se celebren por videoconferencia o en sesiones mixtas en las que una parte de los convocados asiste de forma presencial mientras que otros lo hacen por videoconferencia. Esta tendencia ha tenido una especial expansión a raíz de la crisis de la COVID19.

En este tipo de reuniones el factor tecnológico es, naturalmente, clave. A la hora de alquilar una sala de reuniones para este tipo de encuentros mixtos es importante que el centro nos asegure con qué medios y apoyo técnico vamos a contar.

De nuevo, los centros de negocios suelen tener equipos y salas especialmente habilitadas para la celebración de videoconferencias, con la tranquilidad de contar con equipos de sustitución o apoyo informático en caso de tener cualquier incidencia imprevista.

No hay que olvidar que una reunión, sea presencial o sea virtual, es un acontecimiento para el que las personas asistentes han bloqueado sus agendas y, un mal funcionamiento técnico o una sala mal acondicionada, puede generar en ellos frustración y sensación de pérdida de tiempo.

Por ello, el alquiler de la sala y los equipos técnicos adecuados no es una cuestión baladí que pueda dejarse en último término sino que es un factor esencial para el éxito del encuentro.

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